外貿函電寫作電子郵件早已成為人們聯(lián)系新客戶的最常見、最方便、最簡單，最節(jié)省，事實上也是最有效的方式；
說其“最常見”，因為差不多90%的出口企業(yè)在網(wǎng)上聯(lián)系新客戶都會選擇先發(fā)送電子郵件；
說其“最方便”，是因為只要你能上網(wǎng)，則你隨時隨地都可以聯(lián)系新客戶；
說其“最簡單”，是因為發(fā)個郵件是最簡單不過了，無非是在你郵箱里寫點內容，輕點發(fā)送，則就可能很快收到外商回復；
說其“最節(jié)省”，無非是因為發(fā)個電子郵件幾乎就不用花你一分錢，而傳統(tǒng)的傳真方式則總是要花掉你不菲的電話費；
而說其“最有效”，也是因為據(jù)我們了解，在本網(wǎng)會員中，有超過90%的會員一般都是首先通過電子郵件聯(lián)系上新客戶的，故“最有效”的稱謂應是名符其實，并無夸大；
然而，給一個新客戶發(fā)第一封聯(lián)系郵件，看似并不復雜，但其中仍有很多奧妙與訣竅，同樣是用郵件在同一時間聯(lián)系同一個新外商，為什么外商會回復他而不理你？顯然與你如何撰寫該郵件有著很大的關系，我們也發(fā)現(xiàn)，既使是不少的“老外貿”，在寫給外商的第一封郵件時也存在不少的問題與漏洞，故就難免常常抱怨外商回復不多；
本文正是要試圖幫助大家來解決該問題，當然世上無絕對，也要看具體情況，并且所謂仁者見仁，以下僅供大家參考而已；還要特別提醒的是，本文是專為本網(wǎng)會員所寫，其它網(wǎng)站的會員切莫盲目模仿；
一，第一次用郵件聯(lián)系的基本原則；
1，時效性；
這自然是指你聯(lián)系客戶的時間問題，越早聯(lián)系外商則外商回復的概率越大，該道理大家都明白，更進一步的說，不管你寫的郵件如何的好，你的報價如何的有竟爭力，如你聯(lián)系外商的時間太遲，則也許你一切的努力最終都會沒用，所以，一定要盡量在第一時間聯(lián)系外商，是我們給你的第一個忠告；
2，針對性；
這是指你寫給外商的郵件內容應盡量針對外商詢盤的內容來寫，泛泛的聯(lián)系郵件并不容易得到外商的回復，而如果你的郵件內容并沒有回答外商在詢盤已提出的全部要求，則情況也不可能太妙，如外商明確說明只歡迎manufacturer聯(lián)系，而你的郵件內容卻明白讓外商知道你只是個貿易商，你想外商會回你嗎？所以，你在寫郵件前，請一定要多多、仔細研究外商的詢盤內容，而在寫郵件時或發(fā)送前，你更要多看看，你的郵件內容完全達到了外商的要求了嗎？
3，簡潔性；
這是指你寫給外商的郵件長短，千萬不要以為你寫的郵件越長，外商就更會回復你，恰恰相反，你寫的郵件必須要簡潔，切勿廢話連篇，特別是忌諱太長的自我介紹而遲遲不進入主題內容，那么，什么才是外商最關心的主題內容呢？除了外商在詢盤中列明的要求外，我們認為，產品的規(guī)格和你的報價就是所有外商最關心的內容；
4，靈活性；
這是指你要按照具體情況來調整你的郵件內容，對不同的情況、不同的詢盤、不同的外商、甚至不同國別的外商，你的郵件內容自然應該靈活處理，而不必千篇一律，如，如外商的詢盤內容具體而很實在，則你的郵件也須具體而很實在，報價也應報實價，相反，如有些外商的詢盤本來就很虛，而你只是想碰碰機會，則先泛泛聯(lián)系一下也無妨；
5，準確性；
這是指你寫給外商的郵件內容必須準確，如外商在詢盤中要求你報CIF價格，則你千萬不要偷懶只報過去一個FOB或C+F價格；客戶明明白白說要的是A規(guī)格的產品，你卻報過去一個B規(guī)格的產品；外商要求你在報價時須附上圖片，你卻偏偏缺少圖片就報將過去，等等，你想，外商還會回復你嗎？
6，競爭性；
這是指你報給外商的價格須有竟爭力，很多人總是抱怨外商回復甚少，卻甚少檢討一下你發(fā)給外商的郵件中有報價嗎？如有的話，你考察過沒有，你的報價真的有竟爭力嗎？想知道你的報價有沒有竟爭力，其實有很多辦法核實，如，你不妨找?guī)准艺谧誀I出口的廠家，讓他們都報一個出口美元價（不是人民幣出廠價）出來，或者現(xiàn)在到處都有海關數(shù)據(jù)出售，去買一套該產品最新的海關數(shù)據(jù)，查查國內同行目前實際的出口成交價是多少，你自然心中才有數(shù)！
7，嚴謹性；
這里主要指語言問題，我們認為，商業(yè)郵件也就相當于傳統(tǒng)的商業(yè)信函，語言自然要正確而嚴謹，寫錯一個字母看似問題不大，但偏偏有些外商也許就會認為你不認真，而有些英文單詞錯一個字母也許其意思就差的太遠，徒增外商的困惑；有些用詞如把握不當也可能讓外商產生不必要的誤會，如你的報價確是你的最低價或是實盤，則在你的價格加個Firm 或Rockbottom就應該很有必要，相反，如你的報價本來就頗有水分，加上該兩個單詞的后果很可能就是外商對你的絕望而不可能回復你；就是標點符號也不可亂用，與中文一樣，同樣的兩句話，使用不同的標點其含義也許就完全不一樣；
二，第一次用郵件聯(lián)系的重要提醒：
A,郵箱的設置
對你的郵箱,你都可以設置一個名字,這個設置事實很重要，因為對方在收郵件時從其發(fā)件人欄首先看到的就是你設置的名字,我們建議:
1，你的郵箱名的設置應寫成英文,切忌用中文,一方面方便外商記憶,也避免有些外商的郵箱不能識別中文而出現(xiàn)亂碼;
2，你的郵箱名的設置可簡單地寫成你的英文名字;
3，你的郵箱名甚至可設置成某產品名稱，如你只做該產品出口的話，如可設置成Chemical Expoter 等等，可起到強化外商記憶的作用；
B，郵件地址欄；
要發(fā)郵件，首先當然是要在地址欄中寫上外商的電子郵件地址，這里要注意的是：
1，最好是直接從本網(wǎng)把外商的電子郵件地址小心粘貼到地址欄，不要抄寫，以免抄錯字母；
2，最好是把能得到的所有的外商電子郵件地址都粘貼到地址欄以一并發(fā)送，兩個郵址中間以“，”分隔，不要留空；本網(wǎng)會員都知道，我們每條信息后為大家提供的外商郵件很多都不只一個，都寫上去一并發(fā)送，不僅效率提高，效果也應更好些；
C,郵件標題欄
我們知道,外商在收發(fā)郵件時先看的是發(fā)件人欄,再看的就是標題欄,所以標題如何寫非常重要,對來自一個不熟悉的發(fā)件人的郵件,同時如果該郵件的標題給人可疑的感覺的話,外商很多情況下都不會去打開而是一刪了之的,所以,我們建議:
1.切忌空白標題,經(jīng)驗證明,凡是空白標題的郵件都極易得到被刪的命運，如果你的郵件沒寫標題，則外商看到的標題欄顯示的一般都是“No Subject,很多外商都不會打開此類郵件的;
2.切忌中文標題,沒有幾個外商懂中文的,同時一些外商的郵箱都不能識別中文字符而會出現(xiàn)亂碼，故凡是中文標題的郵件被刪的可能性都極大;
3.切忌長話標題,有些人習慣把郵件標題寫成一句話,殊不知很多老外都很反感此類郵件,被刪的可能性也很大哦;
4.切忌問侯標題,有些人習慣把郵件標題寫成問侯語,如Hello,Hi 等等,總讓老外們懷疑這是垃圾郵件或病毒郵件而絕不會冒險去打開;
5.標題應直接寫成該外商求購的商品名稱,就是簡單的單純的商品名稱,前后不要加任何語言及規(guī)格,這樣外商看到一目了然,一般都會打開看看的;
6.標題甚至也可直接寫成該外商的名字或外商的公司簡稱,外商看到此類郵件,知道一定與自己有關,是斷然不會冒然刪掉的而一般都會打開瞧瞧的.
D,郵件的開頭
這里所說的郵件的開頭，是指人們在寫郵件正文時最開始的稱謂部份。
1，我們認為，一般情況下，為簡潔起見，在寫郵件正文時可以直接省掉稱謂部份，即直接撰寫郵件正文而不用客套的稱呼部份，因為我們發(fā)現(xiàn)，一般的外商對此并不在意；
2，避免泛泛的客套稱呼，如Dear Sirs，Hello,Hi，Dear Sir/ Madam,等，很多教科書都說在撰寫郵件正文前要寫上諸如Dear Sirs等的客套稱呼，事實上，買家倒可以這樣寫，但對賣家來說，不具體指明對象的客套稱呼有時會讓收信人認為你的郵件也許同時群發(fā)給了很多人，故有可能削弱外商對你郵件的重視程度；
3，如要寫稱謂部份，我們建議一定要加上客戶的大名，如Dear Mr. David 等，會起到拉近你與客戶距離的作用；
E，郵件的結尾
很多人在郵件最后只簡單地落上自己的名字后就萬事大結地把郵件發(fā)給了客戶,如果該客戶本來就熟悉你倒也無妨,但如果該客戶是個新客戶,你是第一次聯(lián)系該客戶,則這樣的郵件收尾就明顯不夠.
諸如：
......
B.RGDS/Mr David Su
我們認為：
1,如你是一般外銷員或部門經(jīng)理，則應在落款姓名后應加上你的部門及職務；
諸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，Sales Manager of Chemicals Department
要說明的是，即使你是一般外銷員，對外聯(lián)系時你仍可以用Sales Manager（銷售經(jīng)理）等的頭銜，會讓外商更重視你的郵件，而對很多主營不明確的外貿公司來說，添上一個帶相關產品的部門名稱（即使你本來就沒有該部門），將讓外商認為你是專業(yè)做該產品的；
2，如果你是公司的老板或高層，你更要記得添上你的頭銜；
諸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，President
要解釋的是，很多外商很正常的也是“勢利眼”，如你的頭銜高，他一般來說更會尊重你的郵件，所以，如果你是公司的老板或高層，在發(fā)郵件時一定要表明自己的身份，注意不要簡單地只用“manager等模糊性頭銜,以免被誤解為一般的銷售人員；
3，郵件這樣就收尾仍不夠，還要提兩行加上一些重要的公司信息及個人信息以方便外商聯(lián)絡你，我們認為再添上公司名稱、電話、傳真、網(wǎng)站、MSN、SKYPE就可，太多也顯煩雜；
學習一下了。
