關(guān)于如何寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的資料整理
資料, 開(kāi)發(fā)一筆定單的開(kāi)始往往始于出口商主動(dòng)向潛在客戶(hù)發(fā)信建立業(yè)務(wù)關(guān)系，而這個(gè)建立關(guān)系的開(kāi)發(fā)函的內(nèi)容，個(gè)人認(rèn)為可以包括如下內(nèi)容：外貿(mào)英語(yǔ)往來(lái)信件，包括傳真，電郵，信函等，是當(dāng)今國(guó)際貿(mào)易交流中的主要載體，其主要目的就是為了傳遞商務(wù)信息。因此合格的英語(yǔ)往來(lái)信件必須是以簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言、明晰的結(jié)構(gòu)來(lái)表述完整的內(nèi)容，同時(shí)，最好還要可以體現(xiàn)出成熟的業(yè)務(wù)思維。
一筆定單的開(kāi)始往往始于出口商主動(dòng)向潛在客戶(hù)發(fā)信建立業(yè)務(wù)關(guān)系，而這個(gè)建立關(guān)系的開(kāi)發(fā)函的內(nèi)容，個(gè)人認(rèn)為可以包括如下內(nèi)容：
第一： 說(shuō)明客戶(hù)信息來(lái)源，即如何取得對(duì)方的資料。
作為貿(mào)易商，個(gè)人SOHO者，可以通過(guò)駐外使館商務(wù)參贊處、商會(huì)、商務(wù)辦事處、銀行、第三家公司的介紹，或者在企業(yè)名錄、各種傳媒廣告、網(wǎng)絡(luò)上尋得客戶(hù)資料；也可以在交易會(huì)、展覽會(huì)上結(jié)識(shí)；甚至是在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查時(shí)獲悉。
因此我們可以如下方式來(lái)表明客戶(hù)信息的來(lái)源：
1） We learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in your country that you are interested in Chinese handicraft.
2） Mr.Bowins, Head of Arcolite Electric AG has recommended you to us as a leading importer in Korea of lightweight batteries for vehicles.
3） We have obtained your name and address from the Internet.
4） Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt.
當(dāng)然還有很多的英文表達(dá)方式，我就不一一列出來(lái)了，反正大家只要知道就行。
第二： 言明去函目的
一般來(lái)說(shuō)，我們給客戶(hù)寫(xiě)信，總是以開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)，建立市場(chǎng)，拓寬產(chǎn)品銷(xiāo)路為目的。所以我們可以有如下的表達(dá)方式：
1） In order to expand our products into South America, we are writing to you to seek cooperate possibilities.
2） We are writing to you to establish long-term trade relations with you.
3） We wish to express our desire to enter into business relationship with you.
第三：本公司概述
我這里所說(shuō)的本公司介紹，包括對(duì)公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、宗旨等基本情況的介紹，以及對(duì)公司某些相對(duì)優(yōu)勢(shì)的介紹，比如：經(jīng)驗(yàn)豐富、供貨渠道穩(wěn)定、有廣泛的銷(xiāo)售網(wǎng)等。我們可以用英文如下表達(dá)：
1） We are a leading company with many years' experience in machinery export business.
2） We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.
3） We have our principle as "Clients' needs come first".
4） A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over 100 countries and regions worldwide.
5） Located in Shanghai, we take the advantage to set up our solidified production basis in coasted and inland areas.
第四：產(chǎn)品介紹
這一部分最重要，一定花心思去寫(xiě)。如果我們已經(jīng)知道客戶(hù)有明確的需求，比如需要某某服裝，那么我們會(huì)選取某某服裝進(jìn)行具體的推薦性介紹，反正就是針對(duì)客戶(hù)需求的特定介紹；如果我們只拿到客戶(hù)的名片，不太清楚客戶(hù)的需求，那么我們就把公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的整體情況，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格水平，打樣速度、交貨速度等作為籠統(tǒng)的介紹。
當(dāng)然附上目錄，CATALOGUE，報(bào)價(jià)單或者另寄樣品供客戶(hù)選擇也是經(jīng)常采取的做法。
1） Art.No.102 is our newly launched one with superb quality,fashionable design,and competitive price.
2） We have a good variety of colors and sizes to meet with different needs.
3） Our products are enjoying popularity in Asian markets
4） To give you a general idea of our products,we are enclosing our catalogue for your reference.
第五：激勵(lì)性結(jié)尾
一般我們?cè)陂_(kāi)發(fā)信的末尾會(huì)寫(xiě)上一兩句希望對(duì)方給與回應(yīng)或者勸客戶(hù)立刻采取行動(dòng)的語(yǔ)句。
1） Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.
2） We are looking forward to your specific inquiries.
最后：任何可以打動(dòng)客戶(hù)的特殊東西都可以隨信而發(fā)或者隨樣品而寄。
比如你在展覽會(huì)上和客戶(hù)拍的合照，可以隨信而發(fā)，既可以提醒客戶(hù)你是誰(shuí)，讓客戶(hù)一下子就記住你，也可以更加表達(dá)你和客戶(hù)的友好關(guān)系。
比如客戶(hù)平常隨意說(shuō)出的某張一直在尋找的CD或者DVD，或者客戶(hù)一直在找的一本書(shū)等等，你可以隨著寄樣品時(shí)一起寄出，讓客戶(hù)知道你一直關(guān)心著他們，你的SERVICE一直是最優(yōu)秀的，你會(huì)在做生意的過(guò)程中關(guān)注任何需要注意的地方，會(huì)讓客戶(hù)更加放心你的做事態(tài)度。
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開(kāi)發(fā)信,是你給客人的第一個(gè)郵件,一定應(yīng)該是最漂亮的,不管是文字表達(dá),還是整體布局,還是抬頭稱(chēng)謂,以及后面的落款,都應(yīng)該是最漂亮的.
如果不漂亮,發(fā)過(guò)去了,全部都是文字,沒(méi)有圖片,我想客人一般都沒(méi)什么心思去研究你的合作意向的.
是我的話(huà).我的每一個(gè)給客人的郵件我都EMAIL的最后,插入時(shí)間,比如: 2008-03-28? ?19:02:17PM
如果我是在通宵給客人回復(fù)郵件,我一定把時(shí)間的字體加大加粗. 比如: 2008-03-27 04:31:58AM.
這樣的事情,都是小事情,都是細(xì)節(jié)的問(wèn)題.但是總是在細(xì)節(jié)的地方你能夠抓來(lái)客人.他們能夠被你的行為感動(dòng)的.
5, 每一個(gè)開(kāi)發(fā)郵件里面,我都會(huì)附錄上我公司的PRODUCTS LIST,也就是每款產(chǎn)品選擇一個(gè),每個(gè)產(chǎn)品都是詳細(xì)的規(guī)格,包裝以后的尺寸,重量,MIN. ORDER,FOBguangzhou價(jià)格,等等.
站在客人的角度去考慮,他是需要什么信息的.這樣的話(huà),你就能夠最有可能捕捉到他,最有機(jī)會(huì)他會(huì)給你回復(fù)郵件.
因?yàn)?不管是我們外貿(mào)人,還是國(guó)外的采購(gòu)商,工作都是很忙很忙的，他沒(méi)有那么多的時(shí)間去一點(diǎn)一點(diǎn)的問(wèn)你.他真的沒(méi)時(shí)間的.
如果不相信這點(diǎn),你可以換個(gè)角度來(lái)考慮:
當(dāng)你要走貨的時(shí)候,你需要和貨運(yùn)的兄弟姐妹問(wèn)走貨的具體信息.
你是希望他一次和你說(shuō)清楚,什么價(jià)格,什么時(shí)候截關(guān),什么船,什么港口走,多少天到目的港口,需要不需要商檢買(mǎi)單報(bào)關(guān),需要不需要拖車(chē)等等信息,還是你一整天不停的給人家貨運(yùn)公司打電話(huà),一個(gè)一個(gè)的問(wèn)呢?
6, 我給客人附錄上的文件,例如PRODUCTS LIST都是PDF格式的文件.這個(gè)文件是全世界都可以打開(kāi)的.
Microsoft Office的東西,在有的地方不可以的,即使是我的那個(gè)美國(guó)客人也是這樣的. 她說(shuō),我不喜歡這個(gè)東西的,你要是給我發(fā)這樣的文件的話(huà),我周末去買(mǎi)了回來(lái)裝上吧.......
有專(zhuān)門(mén)的軟件可以制作PDF格式的文件,安裝和操作都很簡(jiǎn)單,很方便.
可以在網(wǎng)上找到,名字叫doPDF5,直接在BAIDU.COM上就能夠找到.
它能夠?qū)⒁粋€(gè)大的WORD或者是EXCEL文件大大的縮小,加快郵件發(fā)出去的速度.
請(qǐng)注意:我碰到同行的朋友跟我說(shuō)到,PDF不能夠?qū)XCEL變小,反而相對(duì)的變大了點(diǎn)點(diǎn).我試驗(yàn)過(guò),果然是這樣的情況.
因?yàn)槲沂窃赪ORD里面來(lái)轉(zhuǎn)化我的PDF文件的,所以能夠大大縮小文件,比如,我的一個(gè)11.5M的WORD文件,變成PDF以后就只有1.98M了.
所以我想,EXCEL對(duì)于PDF可能是免疫的.希望理解這點(diǎn).
安裝的時(shí)候,記得把這個(gè)軟件設(shè)置為"默認(rèn)打印機(jī)"!!!
注意:裝上這個(gè)軟件以后,在電腦的"開(kāi)始"的"程序"里面是看不到它的.這個(gè)沒(méi)關(guān)系的，你在需要轉(zhuǎn)化為PDF文件的時(shí)候,你就知道它是存在在你的電腦里面的.
僅僅需要點(diǎn)"打印"就可以出現(xiàn)PDF文件了,三秒就夠了.
點(diǎn)了"打印"以后,電腦會(huì)提示你把即將出現(xiàn)的PDF存在什么地方,我一般保存在桌面上,這樣比較方便找,不然電腦就自己保存在C盤(pán)里面的一個(gè)文件夾里面了.
而且,PDF文件的效果跟在WORD里面的比較起來(lái),簡(jiǎn)直就是兩個(gè)檔次,圖片在PDF文件里面看起來(lái)更漂亮.
設(shè)置為"默認(rèn)打印機(jī)"不影響你平時(shí)工作中打印紙張文件的.僅僅需要你在打印紙張文件的時(shí)候,在WORD的"文件"菜單下拉列表"打印"里面選擇你的打印機(jī)就可以了,設(shè)置為你的佳能啊...HP啊....就可以了,很簡(jiǎn)單的.
特別如果你的WORD或者EXCEL的文件,里面有很多高清晰圖片的話(huà)一般都是很大的,如果是我,用FOX MAIL來(lái)發(fā)的話(huà),一般需要至少5分鐘來(lái)發(fā)一個(gè)5M的WORD或者EXCEL的文件,很慢,而且有時(shí)候客人那邊會(huì)出現(xiàn)亂碼的.??
所以我從來(lái)不發(fā)WORD或者是EXCEL文件給客人的,除非是他們那邊要,比如發(fā)票文件. 以免出現(xiàn)亂碼現(xiàn)象.
7, 網(wǎng)撒的大,才更有可能把客人抓來(lái)中國(guó), 才能夠看見(jiàn)鯊魚(yú).
但是,自己的開(kāi)發(fā)郵件的格式或者是以后跟進(jìn)的郵件的溝通技巧也很重要,要抓住客人的心可不是什么容易的事情.
自己慢慢摸索,找到適合自己的.和適合客人的,才是最好的.
8, 我自己覺(jué)得: 客人更對(duì)于你自己,你業(yè)務(wù)員感興趣多一點(diǎn)點(diǎn).
對(duì)于這樣行業(yè)的全球供應(yīng)商公司,他們知道,是大同小異的.? ?但是,人是不同的.
所以,開(kāi)發(fā)郵件不能夠過(guò)于商業(yè)化,還應(yīng)該有點(diǎn)點(diǎn)人情味在里面.? ?客人也是人的啊.
9, 外貿(mào)人,一定要細(xì)心
不管是在找客人的時(shí)候,還是在做產(chǎn)品的,還是在發(fā)貨物的時(shí)候,以及售后服務(wù)上,一定要細(xì)心.
做客人容易,維護(hù)客人就是一件細(xì)活了.
10, 強(qiáng)調(diào)一點(diǎn): 行業(yè)有別, 人和人也是有不同的.
方法或者技巧最重要和最核心的.
包括信函文字措詞,信函內(nèi)容的條理性,價(jià)格表的美觀以及專(zhuān)業(yè)程度,溝通交流習(xí)慣是否更能夠顯示出你足夠的PROFESSIONAL, 等等.
這個(gè)東西,是需要時(shí)間自己摸索出來(lái),自己摸索出來(lái)的才是最好的.
最最最開(kāi)始做外貿(mào)的時(shí)候,我也是打算在BAIDU.COM上去找開(kāi)發(fā)信函的模板,一看才知道,太爛了.還是自己慢慢小火煲出自己喜歡的和客人喜歡的味道的湯,才最好.
開(kāi)發(fā)信函,是相當(dāng)相當(dāng)重要的.
所以即使是花上倆個(gè)星期時(shí)間去完善自己的開(kāi)發(fā)郵件,也總比老是郁悶的發(fā)自己都不滿(mǎn)意的郵件給客人的好.
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如何把開(kāi)發(fā)信寫(xiě)得生動(dòng)引人
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做外貿(mào)的人員都有這樣的體會(huì)，開(kāi)發(fā)信一天到晚，發(fā)個(gè)不停，可是幾乎都象石沉大海一樣。不知道是不是自己的開(kāi)發(fā)信定得不好，不夠吸引人，引不起人閱讀的興趣來(lái)？還是措辭方面可能有不當(dāng)？一般第一次寫(xiě)給客戶(hù)的開(kāi)發(fā)信,應(yīng)該如何措辭？要寫(xiě)得詳細(xì)些好還是簡(jiǎn)單明了些好？標(biāo)題應(yīng)該用什么才不致于被人當(dāng)作垃圾郵件刪掉呢？
其實(shí)商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn)，我總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對(duì)您寫(xiě)作商務(wù)信函有借鑒作用。
每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫(xiě)得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫(xiě)“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過(guò)是把交談的內(nèi)容寫(xiě)到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。
想象一下，如果您由于無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨而在電話(huà)上跟您的合作伙伴表示歉意時(shí)，您會(huì)怎么說(shuō)？我想您會(huì)說(shuō)“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話(huà)中您會(huì)這樣說(shuō)，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。
由于您寫(xiě)的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫(xiě)這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。
不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠(chéng)是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠(chéng)。不管說(shuō)什么，都要帶著您的誠(chéng)意去說(shuō)。把寫(xiě)好的信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話(huà)中與您通話(huà)，他一定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。
跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對(duì)信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請(qǐng)毫不留情的舍棄它們。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會(huì)混淆視聽(tīng)，非但不能讓讀者感興趣，反而會(huì)讓他們惱火，產(chǎn)生反感。
我們這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如your kind inquiry,your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友，不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。
特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，請(qǐng)表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。
還要提醒一點(diǎn)，中國(guó)人有句話(huà)叫做“過(guò)猶不及”。任何事情，一旦過(guò)了頭，效果反而不好。禮貌過(guò)了頭，可能會(huì)變成阿諛?lè)畛?，真誠(chéng)過(guò)了頭，也會(huì)變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達(dá)到預(yù)期的效果。
就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫(xiě)信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單，清楚，容易理解。用常見(jiàn)的單詞，避免生僻或者拼寫(xiě)復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫?。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。
在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，您前面寫(xiě)了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫(xiě)會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。
請(qǐng)?jiān)卩]件中寫(xiě)上對(duì)方公司的名稱(chēng)，或者在信頭直接稱(chēng)呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專(zhuān)門(mén)給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然，如果您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱(chēng)呼一欄里寫(xiě)“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我們說(shuō)過(guò)，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語(yǔ)言習(xí)慣，他們更愿意使用簡(jiǎn)練而樸實(shí)的語(yǔ)言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量避免華麗復(fù)雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫(xiě)成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語(yǔ)言習(xí)慣。
給買(mǎi)家的回復(fù)，千萬(wàn)要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I(mǎi)家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí)，就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。
這一點(diǎn)是特別針對(duì)寫(xiě)電子郵件的。也許很多人都沒(méi)有意識(shí)到，事實(shí)上，E-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對(duì)方的第一個(gè)印象就是通過(guò)標(biāo)題來(lái)完成的。如果標(biāo)題沒(méi)有內(nèi)容，看起來(lái)象群發(fā)的垃圾郵件的話(huà)，很多買(mǎi)家就會(huì)直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會(huì)顯得更加專(zhuān)業(yè)。
寫(xiě)完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫(xiě)和語(yǔ)法正確，然后檢查一下您所提供的事實(shí)，數(shù)據(jù)等是否有錯(cuò)。我們都會(huì)犯錯(cuò)，但即使在您的信函里有一個(gè)極小的失誤，也可能會(huì)破壞您在溝通方面的可信度，并使人對(duì)您表達(dá)的其他信息投下懷疑的陰影。
一封供大家借鑒的開(kāi)發(fā)信
Dear Sirs,
We have obtained your name and address from Internet.
I will introuduce my selif to you,my name is navy zhang,i come from the famous plywood city-linyi,Shandong province,china.
We take this opportunity to write to you with a view to set up friend business relation with you.
We are a trading company dealing sepcially with the export of polywood.
We have been exporters of polywood for many years,if you want to know the more informaiton of plywood,pls look through our we site:
We are in a position to accept order to the customer's samples,in the customer's sample.
Request about the specification and package of the needed goods can be indicated particularly,or according to customer's requirement,we could send the sample to the new customer.
In order to give you a general idea of various kinds of the plywood we are handling we are sending you under separate cover our latest catalogue for your reference.
Pls let us know immediatly if you are interested in our porudcts,we will send your our pirce list to you as so on as we receive your specific inquiry.
In case you might to interested in a long-term business relationship with your company.
Awaiting your early reply
Best regards
company name:xxxx
website:xxxxxx
address:xxxxxx
contact person:xxxx
Tel:xxxxxx
email:xxxx
skype:xxx
MSN:xxx
開(kāi)發(fā)信----拋向客戶(hù)的媚眼
得到潛在客戶(hù)的聯(lián)系方式以后，接下來(lái)當(dāng)然是主動(dòng)出擊，吸引客戶(hù)，爭(zhēng)取貿(mào)易機(jī)會(huì)了。寫(xiě)給客戶(hù)的第一封信很重要，外貿(mào)上稱(chēng)之為開(kāi)發(fā)信。
開(kāi)發(fā)信習(xí)慣的格式，首先是說(shuō)明獲得客戶(hù)聯(lián)系方式的途徑，以免唐突，比如“有幸在廣交會(huì)上得到您的名片”、“經(jīng)同行介紹”、
“在某某網(wǎng)站上看到您的求購(gòu)信息”等等。接下來(lái)，簡(jiǎn)要介紹一下自己的情況，包括公司規(guī)模、成立時(shí)間（國(guó)際貿(mào)易商青睞成立時(shí)間較久的企業(yè)，覺(jué)得信用度較高）、產(chǎn)品----特別是主打產(chǎn)品的簡(jiǎn)介、對(duì)雙方合作的誠(chéng)意以及聯(lián)系方式等。需要注意的是，開(kāi)發(fā)信應(yīng)言之有物，凸顯公司與產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)，提高吸引力。但也不宜太過(guò)詳細(xì)，長(zhǎng)篇大論。須知開(kāi)發(fā)信不是作文比
賽，其目的是引起客戶(hù)的注意和興趣，引誘客戶(hù)回復(fù)聯(lián)系。因此，有收有放，有所保留，“欲知情況如何請(qǐng)聯(lián)系詳談”才是上著。
以下是一封開(kāi)發(fā)信的例子：
Dear Mr. Steven Hans,
We get your name and email address from your trade lead on www.tradelead.com that you are in the market for ball pen.We would like to introduce our company and products, hope that we may build business cooperation in the future.
We are factory specializing in the manufacture and export of ball pen for more than six years. We have profuse designs with series quality grade, and expressly, our price is very competitive because we are manufactory, we are the source.
You are welcome to visit our website http://www.aaa.com which includes our company profiles, history and something? ?latest designs.
Should any of these items be of interest to you, please let us know, We will be happy to give you details.
As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, If you have interest in it, it`s my pleasure to offer news to you regular.
Best regards,
Dafu Wong
請(qǐng)注意這封開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)法。作為初次聯(lián)系的信件，它簡(jiǎn)潔明了，鮮明地展示了自己的特點(diǎn)：工廠、款式多、價(jià)格有競(jìng)爭(zhēng)力，并暗示建議
客戶(hù)繞開(kāi)中間商直接跟廠家合作。因?yàn)椴恢揽蛻?hù)的詳情，特別強(qiáng)調(diào)有多種品質(zhì)，這樣無(wú)論對(duì)方是精品路線(xiàn)還是廉價(jià)路線(xiàn)，都有洽談的空間。
此外，并沒(méi)有談?wù)撎?，而是引?dǎo)客戶(hù)去訪問(wèn)自己的網(wǎng)站。最后再拋出誘餌，以不斷提供新款設(shè)計(jì)信息為由吸引客戶(hù)回復(fù)，而客戶(hù)一旦回復(fù)，就極可能確認(rèn)了應(yīng)該聯(lián)系的人----要知道，你原先獲得的名稱(chēng)地址很可能只是個(gè)打字員的。這樣的開(kāi)發(fā)信，再隨附一張展現(xiàn)琳瑯滿(mǎn)目款式的產(chǎn)品照片，效果會(huì)很不錯(cuò)的。當(dāng)然，開(kāi)發(fā)信要自己寫(xiě)，而不要抄書(shū)或者網(wǎng)上那種固定的范文。古板雷同的文字只會(huì)讓客戶(hù)反感。況且產(chǎn)品種類(lèi)不同，寫(xiě)法也不一樣。工藝品還是日用消費(fèi)品、時(shí)尚產(chǎn)品等不妨輕松活潑，而如果你賣(mài)的是閥門(mén)，那么還是嚴(yán)謹(jǐn)專(zhuān)業(yè)些比較好。
此外，開(kāi)發(fā)信不同于Trade Lead，為表示誠(chéng)意，不宜千篇一律，應(yīng)該根據(jù)客戶(hù)的規(guī)模、國(guó)籍不同略作調(diào)整，在信件中適合的地方自然地點(diǎn)一下客戶(hù)的公司名字，暗示這封開(kāi)發(fā)信是專(zhuān)門(mén)誠(chéng)意寫(xiě)給貴公司的，而不是草率地廣告。這些小技巧雖然不起眼，但頗能給客戶(hù)以好感。
記住，能吸引客戶(hù)回復(fù)的開(kāi)發(fā)信，才是成功的開(kāi)發(fā)信。
開(kāi)發(fā)信，可以用傳真的形式，但目前更多的是采用電子郵件方式。
寫(xiě)開(kāi)發(fā)信要注意的原則
在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候，首先要忘記在書(shū)本上所學(xué)的部分東西，因?yàn)椴粚?shí)用,理論的東西不能和實(shí)踐同日而語(yǔ).
在郵件的開(kāi)頭要盡量加上客戶(hù)的名字和職位.
郵件的內(nèi)容要做到簡(jiǎn)潔,不拖泥帶水,還要做到謙虛,不要過(guò)多的提起自己公司的產(chǎn)品質(zhì)量在國(guó)際上如何如何的有知名度.
在寫(xiě)郵件時(shí),開(kāi)頭不要寫(xiě)如何獲取客戶(hù)的聯(lián)系方式,因?yàn)樵谛畔l(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì),客戶(hù)不會(huì)關(guān)心你從哪得知的,他們關(guān)心的是他們的消費(fèi)者從哪里得知他們的聯(lián)系方式.在介紹自己公司時(shí),要說(shuō)明自己公司的行業(yè)及產(chǎn)品,產(chǎn)品說(shuō)品名即可,什么規(guī)格加工方式不要提,客戶(hù)沒(méi)耐心看完的.最好的開(kāi)頭語(yǔ)是We have learned that you are dealing in...或you are a wholesaler and distributor of...然后再介紹自己的公司及產(chǎn)品.
其次,不要寫(xiě)我們的公司的產(chǎn)品enjoy great populrity all over of the world,因?yàn)榭蛻?hù)心里明白,只要是給他們發(fā)郵件的供貨商不是傻子,不可能不吹噓自己的產(chǎn)品,至于真的好壞,他們并不知道.寫(xiě)了浪費(fèi)時(shí)間.所以介紹完自己的公司及產(chǎn)品時(shí),要客戶(hù)知道你們產(chǎn)品的質(zhì)量和信譽(yù),而不直接表達(dá)出來(lái)是要一定的巧的.
to be continued
以下是一封來(lái)自WEST CHESTER的介紹信.
The world is changing every day. As your safety company, we are keeping ahead of these changes to better serve your industrial and consumer customers. Our mission is simple: grow your business through innovation, competition and hard work.
No one will help you more than West Chester.
If you are an industrial user, let our network of independent distributors serve your specialized needs. Contact us and we’ll direct you to our valued business partners.
If you are looking for protection around the home, in your yard or at your farm, our store locator will point the way.
Click for further details about our Industrial and Consumer divisions.
The world is changing.
Choose West Chester and be part of a great future.
Valued Partners:
把不同人的意見(jiàn)歸納.....希望可以讓大家多借鑒一下..
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澳大利亞總裁教你寫(xiě)開(kāi)發(fā)信
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Hello XX，
You are quite correct I am extremely busy every day and I would imagine so other business men. I have talked to other men in similar business to us and they also regard all the emails they receive everyday from suppliers around the world as a waste of time and annoying.
I’m not sure if I can help you but I have a few suggestions re email marketing.
? If you send emails to new companies I would include a list of customers that you currently export to in various countries
? I would also include customer testimonials from your buyers. This are very powerful and give you credibility.
? Try to word your email differently from all the other suppliers. They all look and sound the same so most of them will be deleted or ignored immediately
If you want to be noticed and if you want your email to be read you must be different and create an email that is interesting and will catch the attention of your prospective customer. If you don’t then you will be rejected just like all the others. Remember that companies like us and others who import product are very concerned about quality control of products.
Unfortunately China has gained a reputation as a supplier of cheap but poor quality products. Price is always important but it is not the MOST important part of a product.
Regards,
你說(shuō)得沒(méi)錯(cuò)，我確實(shí)很忙，而我相信其他的生意人也都很忙。我曾經(jīng)和我的同行討論過(guò)關(guān)于郵件的問(wèn)題，他們也認(rèn)為這些出口商的推銷(xiāo)信實(shí)在令人討厭又浪費(fèi)時(shí)間。
我不知道我是否可以幫得上你，不過(guò)我可以給你在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信上提些建議：
1，列出在世界各國(guó)中，你和哪些進(jìn)口商合作,
2,? ?寫(xiě)出進(jìn)口商對(duì)于你產(chǎn)品的評(píng)價(jià)，這是相當(dāng)有分量的，可以增加你的信用度，
3，寫(xiě)的郵件要盡力與眾不同。老調(diào)重彈，缺乏新意的信只會(huì)被馬上拉進(jìn)垃圾箱。
如果你想引起進(jìn)口商的注意，如果你希望進(jìn)口商閱讀你的郵件，你要與眾不同！讓你的郵件顯得有趣，抓住你的潛在客戶(hù)的眼球。如果你不這么做，你只能和別的出口商一樣被拒絕。
請(qǐng)注意，進(jìn)口商對(duì)于產(chǎn)品的質(zhì)量控制是相當(dāng)在意的。遺憾的是，中國(guó)產(chǎn)品雖然便宜，質(zhì)量卻不過(guò)關(guān)卻是名聲在外了。價(jià)格很重要，但絕對(duì)不會(huì)是一個(gè)產(chǎn)品的最重要因素。
Regards,
近來(lái)一直在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信，可是一個(gè)都沒(méi)有回應(yīng)，借來(lái)檢討一下，謝啦
