首先這里給大家一個標準的聯(lián)系函格式，請參考：
郵件標題：客戶求購的產(chǎn)品名稱
郵件內(nèi)文：
To：客戶公司名稱
Attn：客戶人名
Re：客戶求購的產(chǎn)品名稱
We are pleased to get to know that you are presently in the market for產(chǎn)品名稱，and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China，we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation.
Herewith pls find our competitive offer as flws:
Product:
Specification:
packing:
Quantity: as per yr requirement
Payment /C sight
Shipment: prompt
If the product we offered above is some different from what you require actually, kindly inform us in detail, we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap.
Pls note that the product pictures will be sent to you upon yr request,and a small sample could also be sent to you for yr final checking if the price is finally acceptable.
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Pls kindly check and revert at yr earliest.
B.RGDS/落款
Co：Add：Tel：Fax: E-mail：
幾點說明：
1、郵件標題只能是客戶求購的產(chǎn)品名稱，而不要加其它任何多余語言，這樣，客戶打開你郵件的可能性一般可達到100%；
2、開頭語簡潔帶過證明你是專業(yè)而老練的商人，可立即拉近與客戶的距離，而對商人來說過多的寒喧實在是多余。
不少人喜歡一開始就說從何得知該客戶的，我們建議你，一般情況下最好不用提，客戶在哪里發(fā)布過求購信息他自己知道，多說多余。不過，如是本網(wǎng)線下轉(zhuǎn)發(fā)給你的外商詢盤，加一句話也無妨；
3、開頭語特忌諱主動過多介紹自己，因為會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好。事實上，沒有幾個客戶會有耐心來閱讀你的長篇介紹，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業(yè)的印象，這種印象對你來說是非常重要的；
4、簡潔開頭后，你必須立即進入正文，即報價，因為客戶最關(guān)心的無非是產(chǎn)品規(guī)格與價格而已，如果你不能提供客戶想要的東西，客戶回你干嗎？立即進入報價，證明你是專業(yè)做該行的，你是有誠意，并且是實實在在想做生意的，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此。
有人說，客戶詢盤中規(guī)格說的不全，無法報價，事實上，沒有哪個外商會在詢盤中一次就能把要求說完，你可估摸著試探性報，報錯了沒關(guān)系，這只是證明你是專業(yè)的、多年做該行的，如所報的規(guī)格與客戶所要的不符，客戶一般會很快回復(fù)你并詳細告訴你他所需產(chǎn)品的具體要求。有人總喜歡第一次聯(lián)系客戶時就問東問西的，有些國家的客戶（如印度、韓國）可能會耐心回你，但對大多數(shù)歐美客商（如美國）來說，他們一般是不會回復(fù)此類郵件的；
5、所報價必須是實價，必須與現(xiàn)有的市場行情相吻合。價太低，客戶知道你不是做該行，不會理你；價太高也會嚇跑客戶，客戶也不會回你。所以，切勿亂報價，應(yīng)了解清楚了、多比較后再報，對新產(chǎn)品和外貿(mào)公司來說這點尤其重要；
6、第一次聯(lián)系客戶時，除非客戶在詢盤中提出，最好不要主動附上圖片，以免被刪或被國外反垃圾郵件軟件攔截；
7、與客戶第一次聯(lián)系最好用HOTMAIL郵箱，或在郵件中另附上你的HOTMAIL郵箱。因為垃圾郵件泛濫的原因，中國越來越多的郵件服務(wù)器被國外打入黑名單，你發(fā)的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，而用HOTMAIL郵箱一般不會有這方面的問題；
8、強烈建議：如你想與本網(wǎng)公布的某外商(特別是C類詢盤)聯(lián)系，如你不能報出有一定竟爭力的價格，請最好不要聯(lián)系客戶，既然報不了價自然就成不了，不僅客戶很可能不會理你，你又何必浪費雙方寶貴的工作時間呢？對外貿(mào)公司來說，何不在貨源上多下點功夫，效果一定好很多！
總之，你聯(lián)系客戶的目地?zé)o非是為了爭取能最終成交，而要能最終實現(xiàn)成交的目地，你起碼總要邁過產(chǎn)品規(guī)格相符、出口報價適當(dāng)這兩個檻，直接洽談這兩個最重要的問題，不僅外商喜歡，也必能大大縮短成交的進程，大家何樂何不為呢?
