電子郵件早已成為人們聯(lián)系新客戶的最常見、最方便、最簡單，最節(jié)省，事實上也是最有效的方式；
說其“最常見“”，因為差不多90%的出口企業(yè)在網(wǎng)上聯(lián)系新客戶都會選擇先發(fā)送電子郵件；
說其“最方便“”，是因為只要你能上網(wǎng)，則你隨時隨地都可以聯(lián)系新客戶；
說其“最簡單“”，是因為發(fā)個郵件是最簡單不過了，無非是在你郵箱里寫點內(nèi)容，輕點發(fā)送，則就可能很快收到外商回復(fù)；
說其“最節(jié)省“”，無非是因為發(fā)個電子郵件幾乎就不用花你一分錢，而傳統(tǒng)的傳真方式則總是要花掉你不菲的電話費；
而說其“最有效“”，也是因為據(jù)我們了解，在本網(wǎng)會員中，有超過90%的會員一般都是首先通過電子郵件聯(lián)系上新客戶的，故“最有效“”的稱謂應(yīng)是名符其實，并無夸大；
然而，給一個新客戶發(fā)第一封聯(lián)系郵件，看似并不復(fù)雜，但其中仍有很多奧妙與訣竅，同樣是用郵件在同一時間聯(lián)系同一個新外商，為什么外商會回復(fù)他而不理你？顯然與你如何撰寫該郵件有著很大的關(guān)系，我們也發(fā)現(xiàn)，既使是不少的“老外貿(mào)“”，在寫給外商的第一封郵件時也存在不少的問題與漏洞，故就難免常常抱怨外商回復(fù)不多；
本文正是要試圖幫助大家來解決該問題，當(dāng)然世上無絕對，也要看具體情況，并且所謂仁者見仁，以下僅供大家參考而已；還要特別提醒的是，本文是專為本網(wǎng)會員所寫，其它網(wǎng)站的會員切莫盲目模仿；
一，第一次用郵件聯(lián)系的基本原則；
1，時效性；
這自然是指你聯(lián)系客戶的時間問題，越早聯(lián)系外商則外商回復(fù)的概率越大，該道理大家都明白，更進一步的說，不管你寫的郵件如何的好，你的報價如何的有竟?fàn)幜Γ缒懵?lián)系外商的時間太遲，則也許你一切的努力最終都會沒用，所以，一定要盡量在第一時間聯(lián)系外商，是我們給你的第一個忠告；
2，針對性；
這是指你寫給外商的郵件內(nèi)容應(yīng)盡量針對外商詢盤的內(nèi)容來寫，泛泛的聯(lián)系郵件并不容易得到外商的回復(fù)，而如果你的郵件內(nèi)容并沒有回答外商在詢盤已提出的全部要求，則情況也不可能太妙，如外商明確說明只歡迎manufacturer聯(lián)系，而你的郵件內(nèi)容卻明白讓外商知道你只是個貿(mào)易商，你想外商會回你嗎？所以，你在寫郵件前，請一定要多多、仔細研究外商的詢盤內(nèi)容，而在寫郵件時或發(fā)送前，你更要多看看，你的郵件內(nèi)容完全達到了外商的要求了嗎？
3，簡潔性；
這是指你寫給外商的郵件長短，千萬不要以為你寫的郵件越長，外商就更會回復(fù)你，恰恰相反，你寫的郵件必須要簡潔，切勿廢話連篇，特別是忌諱太長的自我介紹而遲遲不進入主題內(nèi)容，那么，什么才是外商最關(guān)心的主題內(nèi)容呢？除了外商在詢盤中列明的要求外，我們認為，產(chǎn)品的規(guī)格和你的報價就是所有外商最關(guān)心的內(nèi)容；
4，靈活性；
這是指你要按照具體情況來調(diào)整你的郵件內(nèi)容，對不同的情況、不同的詢盤、不同的外商、甚至不同國別的外商，你的郵件內(nèi)容自然應(yīng)該靈活處理，而不必千篇一律，如，如外商的詢盤內(nèi)容具體而很實在，則你的郵件也須具體而很實在，報價也應(yīng)報實價，相反，如有些外商的詢盤本來就很虛，而你只是想碰碰機會，則先泛泛聯(lián)系一下也無妨；
5，準(zhǔn)確性；
這是指你寫給外商的郵件內(nèi)容必須準(zhǔn)確，如外商在詢盤中要求你報CIF價格，則你千萬不要偷懶只報過去一個FOB或C+F價格；客戶明明白白說要的是A規(guī)格的產(chǎn)品，你卻報過去一個B規(guī)格的產(chǎn)品；外商要求你在報價時須附上圖片，你卻偏偏缺少圖片就報將過去，等等，你想，外商還會回復(fù)你嗎？
6，競爭性；
這是指你報給外商的價格須有竟?fàn)幜Γ芏嗳丝偸潜г雇馍袒貜?fù)甚少，卻甚少檢討一下你發(fā)給外商的郵件中有報價嗎？如有的話，你考察過沒有，你的報價真的有竟?fàn)幜幔肯胫滥愕膱髢r有沒有竟?fàn)幜?，其實有很多辦法核實，如，你不妨找?guī)准艺谧誀I出口的廠家，讓他們都報一個出口美元價（不是人民幣出廠價）出來，或者現(xiàn)在到處都有海關(guān)數(shù)據(jù)出售，去買一套該產(chǎn)品最新的海關(guān)數(shù)據(jù)，查查國內(nèi)同行目前實際的出口成交價是多少，你自然心中才有數(shù)！
7，嚴(yán)謹(jǐn)性；
這里主要指語言問題，我們認為，商業(yè)郵件也就相當(dāng)于傳統(tǒng)的商業(yè)信函，語言自然要正確而嚴(yán)謹(jǐn)，寫錯一個字母看似問題不大，但偏偏有些外商也許就會認為你不認真，而有些英文單詞錯一個字母也許其意思就差的太遠，徒增外商的困惑；有些用詞如把握不當(dāng)也可能讓外商產(chǎn)生不必要的誤會，如你的報價確是你的最低價或是實盤，則在你的價格加個Firm 或Rockbottom就應(yīng)該很有必要，相反，如你的報價本來就頗有水分，加上該兩個單詞的后果很可能就是外商對你的絕望而不可能回復(fù)你；就是標(biāo)點符號也不可亂用，與中文一樣，同樣的兩句話，使用不同的標(biāo)點其含義也許就完全不一樣；
二，第一次用郵件聯(lián)系的重要提醒：
A,郵箱的設(shè)置
對你的郵箱,你都可以設(shè)置一個名字,這個設(shè)置事實很重要，因為對方在收郵件時從其"發(fā)件人"欄首先看到的就是你設(shè)置的名字,我們建議:
1，你的郵箱名的設(shè)置應(yīng)寫成英文,切忌用中文,一方面方便外商記憶,也避免有些外商的郵箱不能識別中文而出現(xiàn)亂碼;
2，你的郵箱名的設(shè)置可簡單地寫成你的英文名字;
3，你的郵箱名甚至可設(shè)置成某產(chǎn)品名稱，如你只做該產(chǎn)品出口的話，如可設(shè)置成Chemical Expoter 等等，可起到強化外商記憶的作用；
B，郵件地址欄；
要發(fā)郵件，首先當(dāng)然是要在地址欄中寫上外商的電子郵件地址，這里要注意的是：
1，最好是直接從本網(wǎng)把外商的電子郵件地址小心粘貼到地址欄，不要抄寫，以免抄錯字母；
2，最好是把能得到的所有的外商電子郵件地址都粘貼到地址欄以一并發(fā)送，兩個郵址中間以“，“”分隔，不要留空；本網(wǎng)會員都知道，我們每條信息后為大家提供的外商郵件很多都不只一個，都寫上去一并發(fā)送，不僅效率提高，效果也應(yīng)更好些；
C,郵件標(biāo)題欄
我們知道,外商在收發(fā)郵件時先看的是"發(fā)件人"欄,再看的就是"標(biāo)題"欄,所以標(biāo)題如何寫非常重要,對來自一個不熟悉的發(fā)件人的郵件,同時如果該郵件的標(biāo)題給人"可疑"的感覺的話,外商很多情況下都不會去打開而是一刪了之的,所以,我們建議:
1.切忌空白標(biāo)題,經(jīng)驗證明,凡是空白標(biāo)題的郵件都極易得到被刪的命運，如果你的郵件沒寫標(biāo)題，則外商看到的標(biāo)題欄顯示的一般都是“No Subject",很多外商都不會打開此類郵件的;
2.切忌中文標(biāo)題,沒有幾個外商懂中文的,同時一些外商的郵箱都不能識別中文字符而會出現(xiàn)亂碼，故凡是中文標(biāo)題的郵件被刪的可能性都極大;
3.切忌長話標(biāo)題,有些人習(xí)慣把郵件標(biāo)題寫成一句話,殊不知很多老外都很反感此類郵件,被刪的可能性也很大哦;
4.切忌問侯標(biāo)題,有些人習(xí)慣把郵件標(biāo)題寫成問侯語,如Hello,Hi 等等,總讓老外們懷疑這是垃圾郵件或病毒郵件而絕不會冒險去打開;
5.標(biāo)題應(yīng)直接寫成該外商求購的商品名稱,就是簡單的單純的商品名稱,前后不要加任何語言及規(guī)格,這樣外商看到一目了然,一般都會打開看看的;
6.標(biāo)題甚至也可直接寫成該外商的名字或外商的公司簡稱,外商看到此類郵件,知道一定與自己有關(guān),是斷然不會冒然刪掉的而一般都會打開瞧瞧的.
D,郵件的開頭
這里所說的郵件的開頭，是指人們在寫郵件正文時最開始的稱謂部份。
1，我們認為，一般情況下，為簡潔起見，在寫郵件正文時可以直接省掉稱謂部份，即直接撰寫郵件正文而不用客套的稱呼部份，因為我們發(fā)現(xiàn)，一般的外商對此并不在意；
2，避免泛泛的客套稱呼，如Dear Sirs，Hello,Hi，Dear Sir/ Madam,等，很多教科書都說在撰寫郵件正文前要寫上諸如Dear Sirs等的客套稱呼，事實上，買家倒可以這樣寫，但對賣家來說，不具體指明對象的客套稱呼有時會讓收信人認為你的郵件也許同時群發(fā)給了很多人，故有可能削弱外商對你郵件的重視程度；
3，如要寫稱謂部份，我們建議一定要加上客戶的大名，如Dear Mr. David 等，會起到拉近你與客戶距離的作用；
E，郵件的結(jié)尾
很多人在郵件最后只簡單地落上自己的名字后就萬事大結(jié)地把郵件發(fā)給了客戶,如果該客戶本來就熟悉你倒也無妨,但如果該客戶是個新客戶,你是第一次聯(lián)系該客戶,則這樣的郵件收尾就明顯不夠.
諸如：
......
B.RGDS/Mr David Su
我們認為：
1,如你是一般外銷員或部門經(jīng)理，則應(yīng)在落款姓名后應(yīng)加上你的部門及職務(wù)；
諸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，Sales Manager of Chemicals Department
要說明的是，即使你是一般外銷員，對外聯(lián)系時你仍可以用Sales Manager（銷售經(jīng)理）等的頭銜，會讓外商更重視你的郵件，而對很多主營不明確的外貿(mào)公司來說，添上一個帶相關(guān)產(chǎn)品的部門名稱（即使你本來就沒有該部門），將讓外商認為你是專業(yè)做該產(chǎn)品的；
2，如果你是公司的老板或高層，你更要記得添上你的頭銜；
諸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，President
要解釋的是，很多外商很正常的也是“勢利眼“”，如你的頭銜高，他一般來說更會尊重你的郵件，所以，如果你是公司的老板或高層，在發(fā)郵件時一定要表明自己的身份，注意不要簡單地只用“manager"等模糊性頭銜,以免被誤解為一般的銷售人員；
3，郵件這樣就收尾仍不夠，還要提兩行加上一些重要的公司信息及個人信息以方便外商聯(lián)絡(luò)你，我們認為再添上公司名稱、電話、傳真、網(wǎng)站、MSN、SKYPE就可，太多也顯煩雜；
諸如：
......
B.RGDS/Mr David Su，President
China ... Co,Ltd.
Tel:86 28 86522122
Fax:86 28 86522123
Website:www.cnexpnet.com
MSN:cnexpnet@hotmail.com
SKYPE:cnexpnet
要強調(diào)的是，如你現(xiàn)在還沒有網(wǎng)站，你則可這樣寫：Website:Under construction,表明你的網(wǎng)站還在建；
MSN一定要添上，現(xiàn)在做外貿(mào)，如你還沒有你自己的MSN號，難免讓人覺得你“太老土“”，事實上，如外商知道了你的MSN號，也方便很多外商能通過MSN立即聯(lián)系上你；
還有你的電話和傳真可千萬不要同一個號哦，否則必讓外商認為你只是個小小的“皮包公司“”！
三，范例及分析
下面我們將按八種不同的具體情況就郵件內(nèi)文為大家提供了一些有實戰(zhàn)價值的參考樣本，并分別做了一些說明，大家不妨多多體會。
待續(xù)
三，范例及分析
下面我們按不同的具體情況就郵件內(nèi)文為大家提供了一些有實戰(zhàn)價值的參考樣本，并做了一些說明，大家不妨多多體會。
范例之1：
Dear Mr. Collins
We get to konw that you presently require the toys from china,Do you still need it?
We are the exporter and manufacturer of this goods,and hope to establish business relations wth your corporation.
Pls reply asap so we can make you our firm offer as per your detailed requirements.
B.RGDS/David Wang,the President
說明：此郵件適合虛盤類的A類信息、C類信息，內(nèi)文中并不含報價，道理很簡單，客戶來“虛“”的，我們也不妨來“虛“”的，不過如客戶寫明一定要有價格的時侯，此范例當(dāng)不適用；
范例之2：
Hello,Mr. Collins,this is Mr David from China,Do you still require plywood at present ? We have been exporting such goods for many years.
For our products,you can visit our website:www.cnexpnet.com;
We will be pleased to make you detailed firm offer based on your requirements.
Sorry to disturb you and really hope to be a longterm business partner with you.
Waiting for your prompt reply.
Thank you.
David Wang,the President
說明：當(dāng)你想向某相關(guān)客戶推銷你的強項產(chǎn)品時可用，如某信息客戶寫明是求購MDF，并沒說要PLYWOOD，但做MDF的客戶卻很可能也會做PLYWOOD，故如你是本網(wǎng)的正式會員，看信息又不用扣點的，則不妨碰碰運氣聯(lián)系看看，另外，對舊信息，本范例也適用；
范例之3：
Dear Mr. Collins
We are informed that you are on the market for the Tetracycline HCL BP93 from china,and we have been producing and exporting this goods for many years;
Pls note that our present concluded price at USD 1.23/KG,FOB shanghai port,do you have interests?
Your early reply will be much appreciated and we would like to re-offer you as per your required Qtty and Qty.
Thanks for your good cooperation.
Best Regards/David Wang,the President
說明：為增加回復(fù)率，對有些虛盤類的A類信息、C類信息，及有些規(guī)格簡單的商品，以及某些價格敏感類商品，如工業(yè)原料類商品，你也可簡單報個價，只不過，注意價格一定要實在哦；
范例之4：
Hi,Mr.Collins,We know that you are looking for a china supplier to supply plastic chair,as per your trade lead posted, We can offer you at USD 7.8/pcs,FOB shanghai port,ppt shipmt.
Detailed Specifications and pictures could be sent to you if you are interested.
Waiting for your earliest reply.
Thanks/David Wang,the President
說明：與上一個范例類似，對實盤類的A類信息、虛盤類的C類信息，及有些規(guī)格簡單的商品，以及某些價格敏感類商品，如工業(yè)原料類商品，你也可簡單報個價；
范例之5：
We are a specialized Chinese exporter and manufacturer of Motorcycles,and we would like to offer you as flws:
Product:Motorcycles
Specifications:
Packing:
Payment:
Shipment:
MOQ:
Please comment and revert.
B.RGDS/David Wang,the President
說明：如客戶的詢盤看起來很實，并且也正好是你正在做的強項商品，則你也就應(yīng)該給別人一個詳細的報價，一般適用實盤類的新信息；
范例之6：
To:
Attn:Mr Collins
We know from your posted trade lead that you now have firm inquiry for ATV from china,and actually we have been specialized in producing and exporting such goods to many countries for many years,we are sure we are able to be your best choice,Kindly check our below good offer:
Product:ATV
Specifications:
Packing:
Payment:
Shipment:
MOQ:
Herewith attached some pictures for your reference,and you can know more about us and our products on our website www.cnexpnet.com;
Please do not hesitate to contact us if you have any questions.
Waiting for your soonest reply.
Best.RGDS/David Wang,the President
說明：與上一范例類似，對實盤類的新信息，你就應(yīng)該附有詳細報價，而對很多規(guī)格較復(fù)雜的產(chǎn)品如輕紡產(chǎn)品，并且如客戶也有寫明要你提供產(chǎn)品圖片的，記住不要忘了附上幾張有代表性的圖片并把你的網(wǎng)址也寫上哦；
范例之7：
To:
Attn:Mr Collins
We are recommended that you now plan to import garlic from china,and this just falls into our business scope,since we are one of the main exporters of garlic in China,please refer to our firm offer as flws:
Product:
Specifications:
Packing:
Payment:
Shipment:
MOQ:
We can send you some product pictures if you request;
And we can also mail you some small samples if necessary;
We suggest you may visit our website www.cnexpnet.com to know more about us;
Much thanks for your favourable comments and good cooperation.
David Wang,the President
說明：對R類信息，即本網(wǎng)特別為大家推薦的信息，我們建議大家在報價前能多做點準(zhǔn)備，一定要有詳細的有竟?fàn)幜髢r；
范例之8：
You are kindly introduced to us by www.cnexpnet.com/eng,and as a professional manufacturer and exporter of such goods,we hope to set up direct business relations with your corporation.
Just as per your inquiry,we would like to make you our competitive offer as below:
Product:
Specifications:
Packing:
Payment:
Shipment:
MOQ:
Kindly check and revert asap.
Thanks for your good cooperation.
B.RGDS/David Wang,the President
說明：本例適用于線下信息，線下信息是指本網(wǎng)專門為高級別會員提供的一項服務(wù)，即如果我們收到的外商詢盤中正好是高級別會員設(shè)定的強項商品，我們會把該詢盤在發(fā)布前先發(fā)給相關(guān)會員看，此類信息一般來說時效性較強，故仍需要你的詳細報價；
大家可以注意到，上述范例都有三大特點：
1，內(nèi)文都比較簡潔，廢話沒有，但必要的禮貌用語也沒少，因為對商人來說過多的寒喧實在是多余；
2，內(nèi)文中幾乎都沒有什么語言來介紹自己，因為大多數(shù)客戶都不會有興趣來看你的自我介紹的；
3，內(nèi)文的主要內(nèi)容一般就是你的報價，這也是每一個客戶最關(guān)心的，而報價中最關(guān)鍵的部分無非就是產(chǎn)品規(guī)格與價格而已；
我們還要特別提示幾點：
1，如果你是外貿(mào)公司，不要在郵件中讓外商知道你只是個中間商；
2，如果你只是個新手，不要在郵件中讓外商覺得你才剛做該產(chǎn)品；
3，如果你是生產(chǎn)企業(yè)，一定要在郵件中讓外商知道你確是個廠家；
4，如果你是個人外貿(mào)，也不要在郵件中讓外商知道你只是一個人；
5，如果聯(lián)系歐美客戶，一般建議你在首次聯(lián)系時最好有報價資料；
6，如果郵件中有報價，注意你的報價一定要與市場行情完全相符；
7，如果想向外商提問，最好郵件中先有常規(guī)報價再提出你的問題；
8，如果你想借鑒范例，記住不要全抄而一定要或多或少有所修改哦！
