只要精心操作、用心管理，通過建立客戶的電子檔案，留住老客戶、開發(fā)新客戶的有序性和有效性很快就會顯現(xiàn)出來。
開發(fā)客戶就像打江山，打江山難啊，好不容易開發(fā)的客戶越來越多，然后隨著網(wǎng)絡交易的發(fā)展，電子資料也越來越多。忽然有一天，發(fā)現(xiàn)自己竟然找不到一份非常關鍵的客戶資料了，然而第二天，這個客戶打電話來，說對原有價格不太滿意，但有心做成生意，立即需要一份新的報價。你因為找不到對這位客戶原來的報價，只好憑著記憶重新報價，客戶對報價很滿意，于是很快發(fā)來訂單，因為做成了生意，你也很高興?？墒?，很不幸，當你終于在電腦里找到原來的報價單時，卻是欲哭無淚，你的新報價比原來的報價低了整整一大截。再回頭看看電腦里的文件資料，所有的資料都放在一個文件夾里，幾千個文件在里面，要找到目標無異于大海撈針。這種情形，相信很多業(yè)務員都碰到過。如何提高自己的效率，防止利益受損，這就涉及如何管理客戶了。管理客戶是一門藝術，做得好，則工作與生意都順；做不好，則一切都會走下坡。因此，在與客戶溝通方面，我們要用心去維護，否則，就算資料做得再好，沒有用心維護，客戶開發(fā)了，江山打下了，可是，來一次上面所說的那種情況，這江山也還是很容易丟掉的。
所以說，管理客戶就像守江山。關于客戶管理，有些外貿公司自詡重視，可是他們的重視僅僅限于紙質文檔，請來專門的檔案人員進行整理和管理，而在電子文檔和郵件方面的管理上卻經常陷于混亂之中，甚至丟三落四，既不夠系統(tǒng)，也沒有堅持到底，所以對很多客戶的跟蹤到最后也就不了了之，給業(yè)務員和公司造成了很大的損失。例如，在一大堆電子郵件里面，難以找到個人的單獨郵件，如此一來，由于難以核對以前的相關信息，就會造成報價前后不一致。還有，對于客戶，常常難以分清與客戶談到了哪一個階段，并且與以前的談判方法相比，對于這個客戶應該采取什么特別的方法，才可以有針對性將談判順利地進行下去。其他的問題還有許多，諸如忘記打樣時間等。關于如何管理好自己的客戶，建立客戶的電子檔案，我們不妨聽聽外貿“老鳥”的客戶管理經驗。
推薦方法：使用客戶管理軟件
推薦指數(shù)：☆☆★
適合類型：規(guī)模較大、有資金實力的外貿公司的業(yè)務員
使用客戶管理軟件的好處是顯而易見的，可以實現(xiàn)管理過程系統(tǒng)化，為客戶提供更多、更全面的服務，以及管理整個外貿流程都非常有效、有利。只不過用軟件管理不好的地方是一旦軟件損壞，可能所有的資料都會丟失，這樣造成的損失就太大了，因此要做好備份。同時，對于企業(yè)來說，一旦員工離職就極有可能帶走企業(yè)的資源，因此要對員工使用軟件的權限進行很好的控制。
這類軟件有很多，要錢的不要錢的都有，要錢的一般在5000元至5萬元之間。對于規(guī)模較小的外貿公司，購買非常不劃算，不如用免費的。目前，已經有很多網(wǎng)站實行電子化的免費版本，可以到網(wǎng)站
下載使用，在搜索引擎里輸入“CRM客戶管理系統(tǒng)”即可。
這里推薦三種較好的免費軟件：其一是easytodo軟件，據(jù)說是CRM中資格最老的，對于外貿各個環(huán)節(jié)結合得比較好，使用者比較多。但遺憾的是，網(wǎng)上
下載的版本沒有帶一些插件模塊（如郵件插件，要使用得另外付費），與客戶交流起來很不方便。其二是客戶王8.1，可以進行客戶資料管理、郵件報價或傳真報價等，效果比較好。其三是喜售外貿系統(tǒng)2.1，宣傳力度大，但是效果一般。
推薦方法：自己做數(shù)據(jù)庫
推薦指數(shù)：☆
適合類型：規(guī)模一般的外貿公司、有數(shù)據(jù)庫知識的業(yè)務員
如果你掌握了數(shù)據(jù)庫知識的話，可以自己做一個數(shù)據(jù)庫，將所需要的內容分門別類放入。數(shù)據(jù)庫的好處在于你可以根據(jù)不同的搜索詞很快找到你所需要的東西，并且可以按照你的要求進行排序。目前比較流行的是MicrosoftAccess。不足之處在于對數(shù)據(jù)庫知識要求較高，而且比較花費時間。
推薦方法：使用EXCEL等表格形式
推薦指數(shù)：★
適合類型：一般類型外貿公司業(yè)務員以及SOHO族
EXCEL這種方式在客戶管理中最為常見，特別適合業(yè)務員在管理客戶資料時使用，而且容易學，要是用得不好，買本書研究一下，自己就可以做好一個客戶檔案系統(tǒng)。使用EXCEL等表格方式對客戶資料進行整理可以這樣操作：
首先，將硬盤分區(qū)，其中一個區(qū)專門存放客戶的一切資料，這樣做的好處在于可以目標明確地進入工作區(qū)進行資料的管理；
其次，將客戶分為貴賓客戶（A）、種子客戶（B）、潛在客戶（C）、中斷客戶（D）四類，每類建一個文件夾，放置客戶的基本情況。為方便查找，客戶的文件夾名字可以這樣編號：地區(qū)代碼–順序號–客戶級別，如EU–001–A，意思是歐洲地區(qū)001號貴賓客戶。
貴賓客戶（A），是和你打過交道并且已經成交了的客戶，這是需要重點維護的客戶，是讓你的業(yè)務發(fā)展壯大的根基。
種子客戶（B），是曾經多次交流、有一定的訂貨意向，只是目前尚未成交的客戶。這些客戶需要花費心思培育，說不定哪一天他就會給你下一份大單。
潛在客戶（C），是只是詢過價但沒有進行深層次交流的客戶。
中斷客戶（D），是被放棄的客戶，這類客戶曾經交流過，但是實踐證明這類客戶不適合自己。
最后，在每個文件夾下為每個客戶再建一個文件夾，文件夾名為客戶的名字，這樣你可以很方便地找到客戶。在每個客戶夾內再進行分類，如客戶資料、業(yè)務往來、報價單等，每類再各建一個文件夾。
所謂的客戶資料，無非是公司名稱、地址、電話、E-mail、網(wǎng)址、聯(lián)系人等等，當然，你還可以進一步加上主營產品、信用水平等等。你可以發(fā)一個EXCEL調查表給客戶，讓客戶認真填寫，從而獲得客戶的更多信息。
業(yè)務往來主要放置與客戶來往的記錄，包括來往郵件、信函等等。關于郵件的保存，很多外貿公司收發(fā)郵件喜歡用OE（全稱為Microsoft Outlook Express，微軟公司的郵件管理程序），可以在此基礎上管理客戶郵件。
在OE里面，默認的郵件文件夾地址在系統(tǒng)盤，在重裝電腦時很容易丟失。為避免丟失，你可以把它更改到非系統(tǒng)盤。點擊“工具–選項–維護–存儲文件夾”，你就將文件夾更改到非系統(tǒng)盤，但最好是把它放到用來存儲客戶資料的區(qū)域。
在OE里面，按照客戶名字新建文件夾，將相關的郵件存儲到相關的文件夾里。比如建立一個以客戶姓名命名的文件夾，將他發(fā)送過來的郵件全部存在他的文件夾里面。
定期將客戶郵件內容整理出來，將發(fā)送給客戶的信息放到客戶文件夾里，哪天發(fā)了什么事、報價單等，就可以一目了然。對于重要客戶的信息，你可以打印保存，這樣做最安全。
報價單主要放置與客戶來往的各類報價信息。
其實，只要精心操作、用心管理，通過建立客戶的電子檔案，留住老客戶、開發(fā)新客戶的有序性和有效性很快就會顯現(xiàn)出來。
