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有些做外貿(mào)的朋友總是會(huì)有這樣的困惑，我給客戶發(fā)了郵件，怎么石沉大海？或者客戶給我發(fā)了詢(xún)盤(pán)，我回復(fù)后沒(méi)有下文了，發(fā)了幾次還是沒(méi)有回應(yīng)。

造成這種情況有很多種原因。
雖然一封寫(xiě)得比較有煽動(dòng)性和有看點(diǎn)的郵件有助吸引客戶眼球并最終勾引客戶興趣，但由于每個(gè)人閱讀的習(xí)慣和興趣不同，A認(rèn)為不錯(cuò)的文字可能B看了不對(duì)胃口，所以說(shuō)我們所能做的也就是根據(jù)回復(fù)率不斷調(diào)整我們信函表達(dá)的方式和內(nèi)容以爭(zhēng)取提高廣大客戶的回復(fù)率，但有一點(diǎn)很清楚，我們并無(wú)法保證哪種方法是最好的，我們所做的只是提高概率，就象買(mǎi)彩票，單式和復(fù)式的中獎(jiǎng)概率是不一樣的，但你買(mǎi)復(fù)式就一定會(huì)中獎(jiǎng)么？未必。因?yàn)榘l(fā)這種信函的時(shí)候很多非人為因素并非我們能控制得了的--好幾道工序是需要老天保佑的：首先是我們的郵件不要被他們的郵件服務(wù)器BLOCK為junk mail。（其實(shí)被列為junk mail也是我們很多郵件的最終下場(chǎng)，雖然避免群發(fā)郵件，盡量不要在第一封信時(shí)以HTML格式發(fā)送或是不要添加附件等小技巧可以避免被列為SPAM，但來(lái)自中國(guó)的郵件還是很容易被國(guó)外的服務(wù)器列為垃圾郵件），其次是客戶不要看了郵件標(biāo)題就直接刪除郵件（簡(jiǎn)單直接的標(biāo)題對(duì)有些客戶來(lái)說(shuō)他看了產(chǎn)生興趣直接就打開(kāi)了，但有些客戶可能一看就是當(dāng)垃圾郵件刪除，這個(gè)標(biāo)題的優(yōu)劣以否不好說(shuō)，客戶的愛(ài)好也是蘿卜青菜的，各有所好，也不好把握，只能靠運(yùn)氣由他們選了。），再次就是看你這封信信的人是否在公司里有決定權(quán)，如果他不關(guān)心的內(nèi)容可能他就當(dāng)垃圾隨手刪掉了，所以說(shuō)在這個(gè)過(guò)程中運(yùn)氣也滿重要的。因此，我個(gè)人覺(jué)得郵件式的開(kāi)發(fā)客戶模式用一句話歸結(jié)起來(lái)就是要在RIGHT TIME IN A RIGHT WAY TO A RIGHT PERSON WITH A GOOD LUCK。

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RIGHT TIME：什么時(shí)候發(fā)信有關(guān)系么？答案是肯定的，而且關(guān)系很大。一般來(lái)說(shuō)周一不適合發(fā)信，因?yàn)橥ǔＶ芤豢蛻舻泥]箱會(huì)充滿業(yè)務(wù)信件或是垃圾郵件，這時(shí)候他處理郵件就沒(méi)那么認(rèn)真了，也許隨便掃一眼就拖進(jìn)垃圾箱了；對(duì)時(shí)差相差較大的客戶比如歐洲和中東印度的客戶比較適合在下午發(fā)信，他們可以在工作時(shí)間內(nèi)馬上看到信，這對(duì)提高他們的回復(fù)率至關(guān)重要。一般來(lái)說(shuō)發(fā)信的時(shí)間最好集中在周二周三周四會(huì)比較好，周五由于臨近周末，客戶需要處理的事情會(huì)比較多，可能比較忙，這時(shí)候客戶可能也不會(huì)那么認(rèn)真看你的業(yè)務(wù)推薦信了，所以發(fā)信一定要注意把握時(shí)間，這是有效提高回復(fù)率的有效手段。

首先保證第一封推薦函一定不要群發(fā)。在我們平時(shí)以純EMAIL方式進(jìn)行開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)的電子商務(wù)過(guò)程中，搜尋客戶的方式可能有N種，但如何讓客戶看了你的廣告函后回你信，好象也沒(méi)有人敢可以絕對(duì)保證他能做到----但事實(shí)上并沒(méi)有一種方式可以保證你的目標(biāo)客戶一定會(huì)理你，我們只能盡量寫(xiě)一封比較對(duì)大眾胃口的推薦信以提升客戶去看信的欲望及打開(kāi)信后耐心看完信的興趣并讓客戶了解介紹的內(nèi)容后產(chǎn)生某些想法---想法是客戶回信的動(dòng)力，回復(fù)才是硬道理。當(dāng)然，一封寫(xiě)得再驚天地泣鬼神的信發(fā)過(guò)去如果被服務(wù)器列為SPAM那也等于零；如果通過(guò)了服務(wù)器但客戶一看標(biāo)題感覺(jué)有垃圾郵件的味道不看直接刪除的也等于零；客戶看了以后沒(méi)什么感覺(jué)那基本上也宣布等于零；只有客戶看了感覺(jué)有點(diǎn)價(jià)值，雖然沒(méi)有馬上回復(fù)但歸檔處理，理論上說(shuō)這還有點(diǎn)搞頭，因?yàn)榈人行枰臅r(shí)他腦海里想起你后還會(huì)翻出來(lái)聯(lián)系聯(lián)系；當(dāng)然，唯一有意義的就是客戶看了你大作之后直接回復(fù)你。所以適當(dāng)?shù)馗鶕?jù)回復(fù)率調(diào)整信函的內(nèi)容和方式也是滿重要的，記得第一封信最好不要寫(xiě)得太長(zhǎng)或是太官樣文章，最好有點(diǎn)新意不要跟別人發(fā)的廣告信一樣沒(méi)創(chuàng)意，那誰(shuí)都不會(huì)有興趣看下去的

RIGHT PERSON：你的信誰(shuí)看了最有效，這是你發(fā)信前要考慮的問(wèn)題，最好直接找到這個(gè)人而不是泛泛地指TO WHOM WHO WILL CONCERN，當(dāng)然如果找不到該家伙的實(shí)際姓名只好直接稱(chēng)呼MR+職務(wù)了；不過(guò)強(qiáng)烈建議聯(lián)系的時(shí)候最好能夠搜到他的名字和他的個(gè)人郵箱，這樣會(huì)大大提高信的回復(fù)率。如果真的找不到這個(gè)家伙的郵箱和個(gè)人郵件那只好退而求其次發(fā)到該公司的INFO郵箱讓他們公司負(fù)責(zé)處理郵件的人轉(zhuǎn)了，比如你發(fā)到該公司INFO郵箱里給MR.MANAGING DIRECTOR or MR.GENERAL MANAGER的信，如果內(nèi)容看起來(lái)不是那么SPAM的話一般人家也會(huì)根據(jù)你信上稱(chēng)呼的職務(wù)幫你轉(zhuǎn)的。不過(guò)這時(shí)候能幫你忙的就是信的內(nèi)容了，如果你能在信中提到幾句他們公司的實(shí)際的東西往往會(huì)讓你的信避免列為SPAM的下場(chǎng)，可以說(shuō)RIGHT PERSON 是提高回復(fù)率這一環(huán)里最重要的一步，找到這個(gè)可以自己做決定的人才有辦法以最直接的方式打開(kāi)局面進(jìn)行順暢的業(yè)務(wù)溝通，最好你能在發(fā)信之前弄到這個(gè)人的名字還有其個(gè)人郵箱。