每個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程，需要耗費(fèi)很多物資，這些都是項(xiàng)目成本。而如何控制好項(xiàng)目成本，做好成本把控，項(xiàng)目采購管理部門起到很重要的作用。項(xiàng)目采購績效好了，而且項(xiàng)目采購績效評價(jià)系統(tǒng)是合理科學(xué)的，那么，采購物資便可以在滿足項(xiàng)目需求的同時(shí)，使得項(xiàng)目成本盡可以降低，從而提升項(xiàng)目利潤空間。倘若項(xiàng)目采購績效不好，試試把這些內(nèi)容改進(jìn)，也許能夠取得不錯(cuò)成績哦。
一.改進(jìn)采購績效的途徑
一般可以從三個(gè)方面人手：第一，營造良好的組織氛圍，充分發(fā)掘潛力;第二，以同行最佳指標(biāo)為奮進(jìn)點(diǎn)，不斷尋找差距，優(yōu)化工作方法;第三，對采購物料供應(yīng)績效進(jìn)行測評，通過排行榜方式，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后。任何項(xiàng)目采購組織，包括供應(yīng)商、融洽、和諧、流暢的工作氣氛是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。如果采購組織內(nèi)部存在劇烈的矛盾，采購人員與供應(yīng)商之間互相不信任，缺乏合作誠意，工作人員的首先感覺是“如履薄冰，處處小心行事”，本來全部精力應(yīng)放在工作上，但事實(shí)上卻嚴(yán)重分散了注意力。項(xiàng)目采購工作人員要經(jīng)常把自己的業(yè)績與同行高水平相比，不要對已經(jīng)取得的成績沾沾自喜，采購行業(yè)高手很多，特別是有過多年跨國采購經(jīng)驗(yàn)的高級職員，他們的經(jīng)驗(yàn)值得借鑒學(xué)習(xí)。項(xiàng)目采購組織的管理職能部門，應(yīng)定期將采購人員的業(yè)績、供應(yīng)商的業(yè)績進(jìn)行衡量，并進(jìn)行排名，再配以相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，如此一來，采購業(yè)務(wù)會(huì)不斷改善。
二.改進(jìn)項(xiàng)目采購績效的措施
1.質(zhì)量改善措施
質(zhì)量的好壞多用“不合格數(shù)與總來料數(shù)的比率”來衡量，因此，可以采取以下辦法：
(1)依據(jù)質(zhì)量“比率”數(shù)值大小，項(xiàng)目采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行排名，并定位出前幾名最差供應(yīng)商，令其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行改善，否則降級處分。
(2)項(xiàng)目采購部門對有希望的供應(yīng)商幫助其進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)，派出相關(guān)技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、采購人員等組成的小組，現(xiàn)場分析研究，與其一起制定改善方案。
2.成本降低措施
成本問題多用“價(jià)格差額比率”來衡量，因此，可采取以下辦法：
(1)按照“比率”對供應(yīng)商進(jìn)行排名，項(xiàng)目采購部門對前幾名最差供應(yīng)商的合同價(jià)格的合理性進(jìn)行分析研究，定位原因所在，并令其限期改進(jìn)。
(2)對表現(xiàn)較好、沒有欺詐行為的供應(yīng)商，項(xiàng)目采購部門通過幫助其改善加工工藝、包裝運(yùn)輸方式等途徑來降低物料成本。對于有欺詐行為的供應(yīng)商，要進(jìn)行罰款、警告、降級直至除名等處分。
(3)項(xiàng)目采購部門對于確定無法進(jìn)行成本改進(jìn)的物料，重新對其社會(huì)供應(yīng)群體進(jìn)行調(diào)查，認(rèn)證新的供應(yīng)商群體。
3.挑選供應(yīng)商措施
項(xiàng)目采購部門挑選供應(yīng)商多采用“及時(shí)供應(yīng)率”來衡量供應(yīng)的好壞。
及時(shí)供應(yīng)率=(生產(chǎn)物料及時(shí)供應(yīng)數(shù)/生產(chǎn)物料需求總數(shù))×100%
因此，可采取以下改進(jìn)方法：
(1)依據(jù)“及時(shí)供應(yīng)率”數(shù)值大小對供應(yīng)商進(jìn)行排名，定位前幾名最差供應(yīng)商，分析原因所在，對屬于供應(yīng)商原因造成物料供應(yīng)不及時(shí)，責(zé)令供應(yīng)商限期改善。
(2)對于屬于計(jì)劃原因造成物料供應(yīng)不及時(shí)，項(xiàng)目采購部門應(yīng)和計(jì)劃部門一起商討對策，如在需求時(shí)間上作優(yōu)化調(diào)整、通過預(yù)測需求等手段加以改善。
(3)對于市場行情較好的物料，其穩(wěn)定性要求較高，應(yīng)提前一段時(shí)間向供應(yīng)商作預(yù)測提醒，以便供應(yīng)商安排適量的庫存。
(4)如有可能，對于地址較近的供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先選取，以方便進(jìn)行供應(yīng)協(xié)調(diào)。
4.評定采購工作效率措施
采購工作效率=(期間物料成本總額傭間工作總?cè)藬?shù))×100%
項(xiàng)目采購部門通過以下改進(jìn)方法可以提高采購工作效率。
(1)調(diào)查同行業(yè)平均水平和最高水平，分析研究，尋找差距。
(2)大多采購工作效率數(shù)值正常度與采購流程設(shè)置的合理性有關(guān)，流程簡單實(shí)用，采購工作效率就會(huì)提高。
5.衡量實(shí)力措施
針對具體物料供應(yīng)商設(shè)計(jì)“實(shí)力問卷調(diào)查表”，通過打分方法獲得供應(yīng)商的實(shí)力量化數(shù)值。
(1)溝通能力。
(2)合作意識(shí)。
(3)技術(shù)水平。
(4)管理水平。
(5)指標(biāo)穩(wěn)定性。
(6)設(shè)備廠房環(huán)境配置。
(7)二次開發(fā)能力。
(8)樣件質(zhì)量。
6.增加采購柔性
采購柔性=[1-(生產(chǎn)高峰供應(yīng)及時(shí)率一生產(chǎn)低峰供應(yīng)及時(shí)率)/平均供應(yīng)及時(shí)率]×100%
項(xiàng)目采購部門通過采取以下措施可增強(qiáng)采購柔性：
(1)向供應(yīng)商群體的投單量不大于供應(yīng)商群體訂單容量的60%(推薦數(shù)值)。
(2)拓展生產(chǎn)物料供應(yīng)商，重點(diǎn)物料保證由3家以上供應(yīng)商供應(yīng)，避免采取獨(dú)家供應(yīng)商或生產(chǎn)飽和的供應(yīng)商供貨。
(3)加強(qiáng)對社會(huì)供應(yīng)群體的調(diào)查研究，認(rèn)證適量的供應(yīng)商作為備用。
7.測定供應(yīng)商流動(dòng)比率
供應(yīng)商流動(dòng)比率=(年流人/’流出供應(yīng)商)×100%
供應(yīng)商流動(dòng)比率取值范圍有待研究，總體上應(yīng)保證采購業(yè)務(wù)的正常開展，機(jī)械、電子、軟件的供應(yīng)商流動(dòng)比率各不相同。
(1)供應(yīng)商流動(dòng)比率常值<20%，理想數(shù)值為“零”。
(2)和設(shè)計(jì)工藝人員一起研究，通過改變元器件參數(shù)，或加工工藝方法，提高物料的標(biāo)準(zhǔn)化程度，使物料能找到更多的供應(yīng)商。
(3)對壟斷技術(shù)供應(yīng)商盡量不采用，非常必要時(shí)才發(fā)展獨(dú)家供應(yīng)商。
(4)獨(dú)家供應(yīng)商比率在某種程度上也反映企業(yè)產(chǎn)品技術(shù)的層次，新專利、新技術(shù)組件獨(dú)家供應(yīng)的程度較高。反之，一般技術(shù)的物料不會(huì)產(chǎn)生獨(dú)家供應(yīng)商。
8.評價(jià)服務(wù)措施
針對具體物料供應(yīng)商設(shè)計(jì)“服務(wù)問卷調(diào)查表”，通過打分方法獲得供應(yīng)商的服務(wù)指標(biāo)量化數(shù)值。
(1)服務(wù)意識(shí)。
(2)物料維修配合。
(3)物料更換配合。
(4)上門服務(wù)程度。
(5)設(shè)計(jì)方案更改配合主動(dòng)性。
(6)使用培訓(xùn)表現(xiàn)。
(7)合理化建議數(shù)量。
(8)公正性競爭表現(xiàn)。
9.測定人員流動(dòng)比率
人員流動(dòng)比率=(年流入慌出人數(shù))總?cè)藬?shù)×100%
(1)采購人員進(jìn)出比率取值范圍應(yīng)是7%～l5%，總體保持平衡，并與業(yè)務(wù)需求相匹配。
(2)若小于7%，則可能因?yàn)檫`反“流水不腐”的自然原則，而發(fā)生思想、技術(shù)老化等問題，進(jìn)而影響采購質(zhì)量、成本、供應(yīng)及時(shí)性等。
(3)若大于15%，則可能因?yàn)椴少徏夹g(shù)的交替?zhèn)鞑キh(huán)境不成熟，從而導(dǎo)致工作人員采購操作熟練程度不夠等問題。
10.提高庫存周轉(zhuǎn)率措施
庫存周轉(zhuǎn)率=(年銷售額/年平均庫存值)×100%
(1)根據(jù)市場預(yù)測計(jì)劃和采購市場的供應(yīng)行情，及時(shí)進(jìn)行采購資源搶占以支持市場的銷售計(jì)劃，減少呆料。
(2)掌握產(chǎn)品的生命周期，對需求不大的老產(chǎn)品，項(xiàng)目采購計(jì)劃的制定要小心謹(jǐn)慎。
11.確定訂單周期
“物料訂單周期”是在認(rèn)證人員與供應(yīng)商簽訂認(rèn)證合同時(shí)所確定采購物料從下單到完成入庫的時(shí)間差額。
(1)機(jī)械、電子、軟件三類物料采購周期不盡相同，應(yīng)針對不斷變化的實(shí)際情況，實(shí)地考察物料的生產(chǎn)流程和工藝方法，兼顧包裝運(yùn)輸環(huán)境等方面情況，制定較為切實(shí)可行的訂單周期。
(2)訂單周期作為談判條件之一，并在認(rèn)證合同中反映出來。
12.提高緊急訂單完成率的措施
緊急訂單完成率=(緊急訂單及時(shí)完成數(shù)/緊急訂單數(shù))×100%
(1)項(xiàng)目采購部門選擇具有機(jī)械數(shù)控沖、電腦銑等先進(jìn)設(shè)備的供應(yīng)商，將能提供高的急單完成率。
(2)備貨是一種快捷反應(yīng)方式，對市場上的急單可以及時(shí)滿足。
上面說的改進(jìn)方法和內(nèi)容，需要結(jié)合你們公司采購實(shí)際情況和公司管理制度，深入思考后，才能夠決定是否適合借用。
本文轉(zhuǎn)載自拓源優(yōu)課：www.toyoke.com
