每個項目實施過程，需要耗費很多物資，這些都是項目成本。而如何控制好項目成本，做好成本把控，項目采購管理部門起到很重要的作用。項目采購績效好了，而且項目采購績效評價系統(tǒng)是合理科學的，那么，采購物資便可以在滿足項目需求的同時，使得項目成本盡可以降低，從而提升項目利潤空間。倘若項目采購績效不好，試試把這些內容改進，也許能夠取得不錯成績哦。
一.改進采購績效的途徑
一般可以從三個方面人手：第一，營造良好的組織氛圍，充分發(fā)掘潛力;第二，以同行最佳指標為奮進點，不斷尋找差距，優(yōu)化工作方法;第三，對采購物料供應績效進行測評，通過排行榜方式，獎勵先進，鞭策落后。任何項目采購組織，包括供應商、融洽、和諧、流暢的工作氣氛是搞好各項工作的基礎。如果采購組織內部存在劇烈的矛盾，采購人員與供應商之間互相不信任，缺乏合作誠意，工作人員的首先感覺是“如履薄冰，處處小心行事”，本來全部精力應放在工作上，但事實上卻嚴重分散了注意力。項目采購工作人員要經常把自己的業(yè)績與同行高水平相比，不要對已經取得的成績沾沾自喜，采購行業(yè)高手很多，特別是有過多年跨國采購經驗的高級職員，他們的經驗值得借鑒學習。項目采購組織的管理職能部門，應定期將采購人員的業(yè)績、供應商的業(yè)績進行衡量，并進行排名，再配以相應的獎罰制度，如此一來，采購業(yè)務會不斷改善。
二.改進項目采購績效的措施
1.質量改善措施
質量的好壞多用“不合格數與總來料數的比率”來衡量，因此，可以采取以下辦法：
(1)依據質量“比率”數值大小，項目采購部門對供應商進行排名，并定位出前幾名最差供應商，令其在規(guī)定的時間內進行改善，否則降級處分。
(2)項目采購部門對有希望的供應商幫助其進行質量改進，派出相關技術人員、質量管理人員、采購人員等組成的小組，現場分析研究，與其一起制定改善方案。
2.成本降低措施
成本問題多用“價格差額比率”來衡量，因此，可采取以下辦法：
(1)按照“比率”對供應商進行排名，項目采購部門對前幾名最差供應商的合同價格的合理性進行分析研究，定位原因所在，并令其限期改進。
(2)對表現較好、沒有欺詐行為的供應商，項目采購部門通過幫助其改善加工工藝、包裝運輸方式等途徑來降低物料成本。對于有欺詐行為的供應商，要進行罰款、警告、降級直至除名等處分。
(3)項目采購部門對于確定無法進行成本改進的物料，重新對其社會供應群體進行調查，認證新的供應商群體。
3.挑選供應商措施
項目采購部門挑選供應商多采用“及時供應率”來衡量供應的好壞。
及時供應率=(生產物料及時供應數/生產物料需求總數)×100%
因此，可采取以下改進方法：
(1)依據“及時供應率”數值大小對供應商進行排名，定位前幾名最差供應商，分析原因所在，對屬于供應商原因造成物料供應不及時，責令供應商限期改善。
(2)對于屬于計劃原因造成物料供應不及時，項目采購部門應和計劃部門一起商討對策，如在需求時間上作優(yōu)化調整、通過預測需求等手段加以改善。
(3)對于市場行情較好的物料，其穩(wěn)定性要求較高，應提前一段時間向供應商作預測提醒，以便供應商安排適量的庫存。
(4)如有可能，對于地址較近的供應商應優(yōu)先選取，以方便進行供應協調。
4.評定采購工作效率措施
采購工作效率=(期間物料成本總額傭間工作總人數)×100%
項目采購部門通過以下改進方法可以提高采購工作效率。
(1)調查同行業(yè)平均水平和最高水平，分析研究，尋找差距。
(2)大多采購工作效率數值正常度與采購流程設置的合理性有關，流程簡單實用，采購工作效率就會提高。
5.衡量實力措施
針對具體物料供應商設計“實力問卷調查表”，通過打分方法獲得供應商的實力量化數值。
(1)溝通能力。
(2)合作意識。
(3)技術水平。
(4)管理水平。
(5)指標穩(wěn)定性。
(6)設備廠房環(huán)境配置。
(7)二次開發(fā)能力。
(8)樣件質量。
6.增加采購柔性
采購柔性=[1-(生產高峰供應及時率一生產低峰供應及時率)/平均供應及時率]×100%
項目采購部門通過采取以下措施可增強采購柔性：
(1)向供應商群體的投單量不大于供應商群體訂單容量的60%(推薦數值)。
(2)拓展生產物料供應商，重點物料保證由3家以上供應商供應，避免采取獨家供應商或生產飽和的供應商供貨。
(3)加強對社會供應群體的調查研究，認證適量的供應商作為備用。
7.測定供應商流動比率
供應商流動比率=(年流人/’流出供應商)×100%
供應商流動比率取值范圍有待研究，總體上應保證采購業(yè)務的正常開展，機械、電子、軟件的供應商流動比率各不相同。
(1)供應商流動比率常值<20%，理想數值為“零”。
(2)和設計工藝人員一起研究，通過改變元器件參數，或加工工藝方法，提高物料的標準化程度，使物料能找到更多的供應商。
(3)對壟斷技術供應商盡量不采用，非常必要時才發(fā)展獨家供應商。
(4)獨家供應商比率在某種程度上也反映企業(yè)產品技術的層次，新專利、新技術組件獨家供應的程度較高。反之，一般技術的物料不會產生獨家供應商。
8.評價服務措施
針對具體物料供應商設計“服務問卷調查表”，通過打分方法獲得供應商的服務指標量化數值。
(1)服務意識。
(2)物料維修配合。
(3)物料更換配合。
(4)上門服務程度。
(5)設計方案更改配合主動性。
(6)使用培訓表現。
(7)合理化建議數量。
(8)公正性競爭表現。
9.測定人員流動比率
人員流動比率=(年流入慌出人數)總人數×100%
(1)采購人員進出比率取值范圍應是7%～l5%，總體保持平衡，并與業(yè)務需求相匹配。
(2)若小于7%，則可能因為違反“流水不腐”的自然原則，而發(fā)生思想、技術老化等問題，進而影響采購質量、成本、供應及時性等。
(3)若大于15%，則可能因為采購技術的交替?zhèn)鞑キh(huán)境不成熟，從而導致工作人員采購操作熟練程度不夠等問題。
10.提高庫存周轉率措施
庫存周轉率=(年銷售額/年平均庫存值)×100%
(1)根據市場預測計劃和采購市場的供應行情，及時進行采購資源搶占以支持市場的銷售計劃，減少呆料。
(2)掌握產品的生命周期，對需求不大的老產品，項目采購計劃的制定要小心謹慎。
11.確定訂單周期
“物料訂單周期”是在認證人員與供應商簽訂認證合同時所確定采購物料從下單到完成入庫的時間差額。
(1)機械、電子、軟件三類物料采購周期不盡相同，應針對不斷變化的實際情況，實地考察物料的生產流程和工藝方法，兼顧包裝運輸環(huán)境等方面情況，制定較為切實可行的訂單周期。
(2)訂單周期作為談判條件之一，并在認證合同中反映出來。
12.提高緊急訂單完成率的措施
緊急訂單完成率=(緊急訂單及時完成數/緊急訂單數)×100%
(1)項目采購部門選擇具有機械數控沖、電腦銑等先進設備的供應商，將能提供高的急單完成率。
(2)備貨是一種快捷反應方式，對市場上的急單可以及時滿足。
上面說的改進方法和內容，需要結合你們公司采購實際情況和公司管理制度，深入思考后，才能夠決定是否適合借用。
本文轉載自拓源優(yōu)課：www.toyoke.com
