現(xiàn)在每天都要面對的海量會議，例會啦總結(jié)會啦洽談會啦腦暴會啦規(guī)劃會啦…以及各種會議記錄，不是會務(wù)科班出身您，是不是和小編一樣，常常臨危授命，全程蒙圈。
當然有人也會吐槽：參加過那么多大大小小的會議，卻仍然對付不好總出岔子。
工作中遇到的會議類型十個指頭都數(shù)不過來，更別說能過程中能出的岔子了！
小編在此總結(jié)了一下最常碰到也最讓人頭痛的5種狀況，和超實用的應(yīng)對辦法，看官們快記下來吧：
01/ 會議中有人遲到，怎么辦？
不論會議大小，都要在會前做好通知和提醒工作。距離開始前10分鐘需要做最后一輪未到者的通知，并預(yù)留好后排足夠座位給晚到者。
守時是基本的職業(yè)素養(yǎng)，而在一場會議中準時更顯的格外重要。但確實會議中最常見就是遲到。遲到原因那么多，作為會議負責(zé)人，得先反思自己是否通知到位。通知至少要包含“會議主題、時間、地點、簽到時間”，再根據(jù)會議的類型補充相關(guān)的會議信息。
02/ 會議中發(fā)現(xiàn)資料少了，怎么辦？
重要的會議資料，一定要做好備份工作。除了要提前發(fā)到會議使用的設(shè)備之外，最好U盤或者移動設(shè)備多拷一份，做到有備無患。
重要的會議，會前檢查必不可少，在提前布場的時候，就應(yīng)該把會議資料再清點一遍或快速播放一遍做好檢查。如是打印材料，要檢查好是否有缺頁漏頁的情況。提供給領(lǐng)導(dǎo)或發(fā)言人的演講稿，除了要提前打印好給對方，作為會議負責(zé)人，最好多打一份，以防對方臨時忘帶或弄丟。
03/ 如何奉茶（或分發(fā)材料）而不影響會議進行？
一般應(yīng)在客人的右后方奉茶，當你走上前時要先欠身輕聲提醒客人，比如“抱歉打擾了，為您奉茶”之類的話，以防對方突然掣肘向后碰到茶水。
女士奉茶時，應(yīng)右手拿杯左手托住杯底。若為男士倒茶，要注意雙手拱握杯子中部，有柄的杯子要把柄放置在右側(cè)。分發(fā)材料也是同理，提前對資料做好裝訂檢查，分發(fā)時欠身輕聲提醒，比如“抱歉打擾了，這是×××的相關(guān)資料” 。
04/ 會議未能達到預(yù)期氣氛，陷入冷場怎么辦？
未達到預(yù)期氛圍，要及時判斷原因。常見有兩種，一是聽眾沒有g(shù)et到發(fā)言人的點做及時響應(yīng)，二是發(fā)言人被現(xiàn)場原因打斷了演講。
掌控會議進程是會議負責(zé)人的主要職責(zé)，不論遇到什么尷尬氣氛，都必須想辦法讓議程往最有利的方向發(fā)展。聽眾沒有及時作出相應(yīng)，負責(zé)人需主動帶領(lǐng)氣氛獻上掌聲或適時作出發(fā)言人想要得到的回應(yīng)。而發(fā)言人被打斷了演講，必要時候需讓主持人輔助，主動化解和引導(dǎo)回歸會議主題。
05/ 已進行中的閉門會議，有急事需通知某參會人，應(yīng)怎么辦？
重要的閉門會議需在會議前先與參會人確認會議過程中不被打擾。如無特殊交代，則任何與會議無關(guān)的參會人的緊急事情，均在會后妥善解決即可。
之所以稱為閉門會議，一般來說都是比較私密且重要的，最基本的要求就是全程不被外接打擾。如有參會人交代的務(wù)必通知的事情，則需先輕敲門，并直接到對方位置欠身輕聲告知或傳遞紙條。但最佳的通知方式，是以會前與對方確認好的既不驚擾其他參會人的示意形式（如：短信通知，或讓會議負責(zé)人傳遞紙條）
上述5種情況的分析和解決辦法，是否對各位開好一場商務(wù)會議有幫助呢？說了這么多，其實一句話也能概括：認真籌備勝于臨時救場！
如果你想要舉辦一場高端大氣的商務(wù)會議，預(yù)算也足，但是就是無從下手，怎么辦？還沒策劃，就已經(jīng)亂的不行?？磥?，你需要找專業(yè)的人士幫忙了。如果你愿意花錢找被人承辦會議，輕思緯會是不錯的選擇，建議你可以去咨詢一下，多對比，才可以找到合適的服務(wù)團隊哦。當然啦，我們輕思緯團隊是不怕對比，專業(yè)、真誠、豐厚的資源實力和老練的經(jīng)驗，是我們不懼比較的資本哦。歡迎訪問輕思緯，在線咨詢：www.gzqingsiwei.com
