現(xiàn)在每天都要面對(duì)的海量會(huì)議,例會(huì)啦總結(jié)會(huì)啦洽談會(huì)啦腦暴會(huì)啦規(guī)劃會(huì)啦…以及各種會(huì)議記錄,不是會(huì)務(wù)科班出身您,是不是和小編一樣,常常臨危授命,全程蒙圈。
當(dāng)然有人也會(huì)吐槽:參加過那么多大大小小的會(huì)議,卻仍然對(duì)付不好總出岔子。
工作中遇到的會(huì)議類型十個(gè)指頭都數(shù)不過來,更別說能過程中能出的岔子了!
小編在此總結(jié)了一下最常碰到也最讓人頭痛的5種狀況,和超實(shí)用的應(yīng)對(duì)辦法,看官們快記下來吧:
01/ 會(huì)議中有人遲到,怎么辦?
不論會(huì)議大小,都要在會(huì)前做好通知和提醒工作。距離開始前10分鐘需要做最后一輪未到者的通知,并預(yù)留好后排足夠座位給晚到者。
守時(shí)是基本的職業(yè)素養(yǎng),而在一場(chǎng)會(huì)議中準(zhǔn)時(shí)更顯的格外重要。但確實(shí)會(huì)議中最常見就是遲到。遲到原因那么多,作為會(huì)議負(fù)責(zé)人,得先反思自己是否通知到位。通知至少要包含“會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、簽到時(shí)間”,再根據(jù)會(huì)議的類型補(bǔ)充相關(guān)的會(huì)議信息。
02/ 會(huì)議中發(fā)現(xiàn)資料少了,怎么辦?
重要的會(huì)議資料,一定要做好備份工作。除了要提前發(fā)到會(huì)議使用的設(shè)備之外,最好U盤或者移動(dòng)設(shè)備多拷一份,做到有備無患。
重要的會(huì)議,會(huì)前檢查必不可少,在提前布場(chǎng)的時(shí)候,就應(yīng)該把會(huì)議資料再清點(diǎn)一遍或快速播放一遍做好檢查。如是打印材料,要檢查好是否有缺頁漏頁的情況。提供給領(lǐng)導(dǎo)或發(fā)言人的演講稿,除了要提前打印好給對(duì)方,作為會(huì)議負(fù)責(zé)人,最好多打一份,以防對(duì)方臨時(shí)忘帶或弄丟。
03/ 如何奉茶(或分發(fā)材料)而不影響會(huì)議進(jìn)行?
一般應(yīng)在客人的右后方奉茶,當(dāng)你走上前時(shí)要先欠身輕聲提醒客人,比如“抱歉打擾了,為您奉茶”之類的話,以防對(duì)方突然掣肘向后碰到茶水。
女士奉茶時(shí),應(yīng)右手拿杯左手托住杯底。若為男士倒茶,要注意雙手拱握杯子中部,有柄的杯子要把柄放置在右側(cè)。分發(fā)材料也是同理,提前對(duì)資料做好裝訂檢查,分發(fā)時(shí)欠身輕聲提醒,比如“抱歉打擾了,這是×××的相關(guān)資料” 。
04/ 會(huì)議未能達(dá)到預(yù)期氣氛,陷入冷場(chǎng)怎么辦?
未達(dá)到預(yù)期氛圍,要及時(shí)判斷原因。常見有兩種,一是聽眾沒有g(shù)et到發(fā)言人的點(diǎn)做及時(shí)響應(yīng),二是發(fā)言人被現(xiàn)場(chǎng)原因打斷了演講。
掌控會(huì)議進(jìn)程是會(huì)議負(fù)責(zé)人的主要職責(zé),不論遇到什么尷尬氣氛,都必須想辦法讓議程往最有利的方向發(fā)展。聽眾沒有及時(shí)作出相應(yīng),負(fù)責(zé)人需主動(dòng)帶領(lǐng)氣氛獻(xiàn)上掌聲或適時(shí)作出發(fā)言人想要得到的回應(yīng)。而發(fā)言人被打斷了演講,必要時(shí)候需讓主持人輔助,主動(dòng)化解和引導(dǎo)回歸會(huì)議主題。
05/ 已進(jìn)行中的閉門會(huì)議,有急事需通知某參會(huì)人,應(yīng)怎么辦?
重要的閉門會(huì)議需在會(huì)議前先與參會(huì)人確認(rèn)會(huì)議過程中不被打擾。如無特殊交代,則任何與會(huì)議無關(guān)的參會(huì)人的緊急事情,均在會(huì)后妥善解決即可。
之所以稱為閉門會(huì)議,一般來說都是比較私密且重要的,最基本的要求就是全程不被外接打擾。如有參會(huì)人交代的務(wù)必通知的事情,則需先輕敲門,并直接到對(duì)方位置欠身輕聲告知或傳遞紙條。但最佳的通知方式,是以會(huì)前與對(duì)方確認(rèn)好的既不驚擾其他參會(huì)人的示意形式(如:短信通知,或讓會(huì)議負(fù)責(zé)人傳遞紙條)
上述5種情況的分析和解決辦法,是否對(duì)各位開好一場(chǎng)商務(wù)會(huì)議有幫助呢?說了這么多,其實(shí)一句話也能概括:認(rèn)真籌備勝于臨時(shí)救場(chǎng)!
如果你想要舉辦一場(chǎng)高端大氣的商務(wù)會(huì)議,預(yù)算也足,但是就是無從下手,怎么辦?還沒策劃,就已經(jīng)亂的不行??磥恚阈枰覍I(yè)的人士幫忙了。如果你愿意花錢找被人承辦會(huì)議,輕思緯會(huì)是不錯(cuò)的選擇,建議你可以去咨詢一下,多對(duì)比,才可以找到合適的服務(wù)團(tuán)隊(duì)哦。當(dāng)然啦,我們輕思緯團(tuán)隊(duì)是不怕對(duì)比,專業(yè)、真誠(chéng)、豐厚的資源實(shí)力和老練的經(jīng)驗(yàn),是我們不懼比較的資本哦。歡迎訪問輕思緯,在線咨詢:www.gzqingsiwei.com