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你是否曾經想過，為什么大多數(shù)人（包括你自己）都討厭收到開發(fā)信？我們都討厭這些郵件，但是我們真的可以說出原因嗎？我認為：只有當我們很清楚地認識到討厭接收開發(fā)信的原因后，我們才能夠寫出讓收件人不討厭的外貿開發(fā)信。

大家都討厭收到開發(fā)信的2個原因：

正如你知道的，有些劣質垃圾群發(fā)郵件可以說是非常讓人討厭和抓狂的：發(fā)件人購買了一堆不知道從哪里來的郵箱地址，然后隨便寫了一封毫無意義的模板化型郵件，最后將其發(fā)送給你，更不可思議的是，他們以為你會對此感興趣并做出答復。

簡而言之，大家討厭收到這樣的開發(fā)信是因為此過程涉及兩個主要沖突：

原因1：有人創(chuàng)建了一封模板化郵件，并將其發(fā)送到你的個人商務郵箱。請注意，雖然是個人商務郵箱，但該郵箱還是經常會收到你自己的私人信息。

原因2：發(fā)送垃圾郵件的人根本就不知道也不關心你是誰，同時，他們還幻想你將閱讀郵件并回復他們。

從而得出2個規(guī)則：

如果你真正意識到了開發(fā)信給人帶來煩惱的原因，那么你自己就可以在外貿開發(fā)信中消除這些因素，以免收件人感到煩惱。說的再清楚一點就是：你需要將心比心，己所不欲勿施于人。

深刻理解了上面提到的兩個沖突后，在創(chuàng)建外貿開發(fā)信時可以利用這兩個規(guī)則： 

規(guī)則1：你需要創(chuàng)建個性化郵件（精準開發(fā)）的原因是對方的郵箱（personal business mailbox）也是一個接收私人消息的郵箱。

規(guī)則2：在你假設收件人會認真對待你并回復你之前，你需要先明確地向你的收件人表明你是很在乎他們的。

5個實踐中應該遵守的規(guī)則：

1. 找出誰是你的潛在客戶

為了發(fā)送一封個性化的外貿開發(fā)信，了解正在向其發(fā)送消息的那個人是至關重要的。當然，這里說的“了解”并不是你親自去認識他們，不過你其實是有多種方法可以去了解你的潛在客戶。

在建立理想的客戶群體的畫像后，你需要在他們進行交談和交換意見的地方進行一些研究（比如在線論壇，聊天群，等）。查看他們的社交媒體資料（包括Twitter，LinkedIn，F(xiàn)acebook等）也是一個好方法。在這些準備工作中你可以發(fā)現(xiàn)他們的興趣，痛點以及他們交流的方式，這樣你才能認識他們。

2. 接觸實際的人，而不是公司

一封個人化外貿開發(fā)信需要發(fā)送的對象是一個實際的人。毫無疑問，向某個公司中的一個具體人員發(fā)送外貿開發(fā)信需要花費更多的時間和精力，但是還記得規(guī)則2嗎？ “在你假設收件人會認真對待你并回復你之前，你需要先明確地向你的收件人表明你是很在乎他們的”，當然，你還需要找到這個人的郵箱（在這里就不具體介紹如何找潛在客戶的郵箱了），你所有做的這些工作，對最終的回復和訂單是有極大幫助的。

3. 高度個性化

當我們獲得了聯(lián)系人的郵箱時，你以為只需要在郵件稱呼他/她的名字，例如“Hi Joe”，就是一封個性化的開發(fā)信了嗎？如果你是這樣認為的，建議你再回想一下：你是否曾經也收到過很多稱呼的確用了你的名，但內容是其實還是模板郵件？你閱讀并回復了其中幾個郵件？即使是用你的名字開頭，但它看起來仍然很像群發(fā)郵件，不是嗎？

如果你真的很在乎想要聯(lián)系的潛在客戶，你會去挖掘更多比他們的名字重要的信息。請記?。杭词鼓阋淹赓Q開發(fā)信發(fā)送給許多人，你也需要針對每個人寫一對一的個性化內容，因為 More Personal = More Response = More Sales

4. 使用自然和對話的語氣

先看個例子：

“Good afternoon.

We design, integrate, deploy and maintain any type of solution for Online Presence, Information Management, Control and Communications. Please let us know if you have any requirements for ad hoc projects or a monthly retainer.

Thank you for your consideration.”

這不應該是你寫外貿開發(fā)信的方式。實際上，當收件人看到這樣的內容后，他們是不知道該怎么辦的。這種正式的官腔描述，是在稅務局或其它政府機構才會用到的。上面這個開發(fā)信有很多錯誤，而僵硬的口吻就是其中之一。

外貿開發(fā)信本質上是對話式的。當然禮貌也是至關緊要，但是在私人電子郵件中，我們需要使用的是正常人交流的語言。

使用官方化的語言不會使你的外貿開發(fā)信看上去更專業(yè)。實際上反而會變得更加乏味和沉重，完全沒有個性。

5. 不要試圖讓開發(fā)信變得太漂亮

個人化外貿開發(fā)信和新聞通訊（newsletter）是完全不同的兩件事。雖然我們都會收到一些既個人化又很酷的newsletter。但你發(fā)送給潛在客戶的外貿開發(fā)信一定不能看起來像newsletter，紅板磚非常不建議你那樣做，那是一件出力不討好的事情。另外，newsletter都包含一個“取消訂閱 unsubscribe”的鏈接，而一對一郵件是不會包含“取消訂閱”鏈接，這也是個性化外貿開發(fā)信與newsletter不同的另外一個原因。

如果你認為帶有精美邊框和時尚圖形元素的郵件只是因為它們的外觀在起作用，那么你應該重新考慮一下。你要知道newsletter發(fā)送的人群是很多的，而個性化開發(fā)信只是發(fā)送給特定的人群，所以外貿開發(fā)信應該走的是個人化/個性化路線，因此它們不應該看起來像newsletter。